Brian está preparando un libro de trabajo que será utilizado por personas sin una amplia experiencia en Excel. Le gustaría tener una forma de poder imprimirlos en un archivo PDF con facilidad, tal vez con el clic de un botón. No tiene control sobre qué versión de Excel o qué sistema operativo tiene la gente, pero se pregunta si hay alguna manera de lograr este tipo de resultados.

Imprimir en PDF es relativamente fácil si sus usuarios utilizan Windows 10, ya que incluye (¡finalmente!) Un controlador de impresora PDF nativo. Desafortunadamente, Brian indica que no tiene control sobre el sistema operativo que tienen sus usuarios, lo que significa que no puede asumir que tienen las capacidades de salida PDF nativas introducidas en Windows 10.

Afortunadamente, Excel ha incluido (al menos desde Excel 2007) una forma de exportar a un archivo PDF. Todo lo que necesita hacer es elegir Guardar como (la forma más fácil es presionar F12) y luego, usando la lista desplegable Guardar como tipo, elija PDF. La salida se guarda, automáticamente, en un archivo PDF.

Si prefiere un enfoque de un solo botón, puede indicar a sus usuarios que agreguen una herramienta bastante esotérica a la barra de herramientas de acceso rápido:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (En Excel 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel. En Excel 2010 y versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Personalizar (Excel 2007) o en la barra de herramientas de acceso rápido (Excel 2010 o versiones posteriores). (Ver figura 1)

  3. Utilice la lista desplegable Elegir comandos de para elegir Todos los comandos.

  4. En la lista de comandos, elija Publicar como PDF o XPS.

  5. Haga clic en el botón Agregar. El comando se copia en el lado derecho de la pantalla.

  6. Haga clic en Aceptar.

Esta nueva herramienta, cuando se hace clic, muestra un cuadro de diálogo que se parece mucho al cuadro de diálogo Guardar como, excepto que la configuración es correcta para «publicar» como un archivo PDF.

También puede crear una macro que realice la misma tarea de publicación.

La macro es un buen enfoque si desea un control total sobre lo que se incluye en el archivo PDF que se crea.

Sub ExportPDF()

Dim sFile As String

sFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _       ActiveWorkbook.Name & ".pdf"



Sheets("Sheet1").Select     ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "D6:K57"

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _       Filename:= sFile, Quality:=xlQualityStandard, _       IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _       OpenAfterPublish:= True End Sub

La macro junta un nombre de archivo en la variable sFile; debe cambiar esto como desee. Luego, la macro especifica un área de impresión de lo que debe incluirse en el archivo PDF. En este caso, es el rango D6: K57 en Sheet1. Obviamente, querrá cambiar esto para satisfacer sus necesidades de lo que desea incluir.

Si decide seguir la ruta de la macro, puede agregar un botón a su libro de trabajo para ejecutar la macro, lo que facilita a sus usuarios la creación de la salida PDF que necesita.

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Este consejo (13467) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.