Pam ha creado una tabla a la que MUCHOS usuarios tienen acceso para agregar datos.

Tiene muchas columnas a las que ha aplicado validación de datos y formato condicional. Sin embargo, cuando los usuarios agregan filas a la tabla, el formato condicional y la validación de datos no siempre se copian. Pam se pregunta cómo puede asegurarse de que así sea.

En realidad, existen dos enfoques para esto, y el enfoque que elija depende de cómo desea que se traten sus datos. Quizás el enfoque más fácil es definir sus datos como una tabla. Puedes hacerlo de esta manera:

  1. Seleccione todos sus datos. (Algunas personas dicen que solo necesita seleccionar una celda en los datos, pero si sus datos contienen espacios en blanco, es más confiable seleccionar todos los datos).

  2. Muestre la pestaña Insertar de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Tabla, en el grupo Tablas. Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

  4. En el cuadro de diálogo, asegúrese de que la configuración refleje la naturaleza de sus datos. (La configuración tiene que ver con el rango de datos de la tabla y si sus datos tienen encabezados o no).

  5. Haga clic en Aceptar. Excel convierte los datos en una tabla formal.

En este punto, cada vez que agrega información en las filas debajo de la tabla, Excel formatea automáticamente los nuevos datos de la misma manera que los datos del resto de la tabla. Esto incluye la aplicación de formato condicional y validación de datos.

El otro enfoque es formatear una fila debajo de sus datos para que refleje su formato condicional y validación de datos. Luego, asegúrese de agregar filas nuevas encima de esta «fila final». Con ese fin, es posible que desee ocultar la fila o incluso bloquearla. Dado que se están agregando nuevas filas entre las filas ya formateadas (la última fila de datos y la «fila final»), las filas recién insertadas adquieren todo el formato de las celdas que las rodean. El único inconveniente de este enfoque (a diferencia del enfoque anterior) es que los usuarios no pueden simplemente comenzar a escribir al final de los datos; tienen que hacer la inserción y luego ingresar datos en la fila insertada.

Finalmente, una tercera posibilidad es crear una macro para agregar nuevos datos o para asegurarse de que su formato sea consistente. La forma exacta de hacerlo depende de las características de sus datos.

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Este consejo (13455) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.