La función de validación de datos de Excel es bastante útil. Puede utilizar la función para especificar un rango de valores que se consideran aceptables para la entrada del usuario. Normalmente, Excel espera que especifique su rango de validación como si estuviera en la misma hoja de trabajo donde está definiendo la regla de validación. Si intenta ingresar un rango que está en otra hoja de trabajo o en otro libro de trabajo, Excel se resiste y le da un mensaje de error.

¿Qué sucede si desea que el rango de validación esté en otra hoja de trabajo, solo para no saturar la hoja de trabajo actual con datos extraños? La forma más sencilla de hacerlo es seguir estos pasos generales:

  1. Seleccione el rango de celdas que desea usar como sus valores de validación de datos.

  2. Muestre la pestaña Fórmulas de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Definir nombre en el grupo Nombres definidos. Excel muestra el cuadro de diálogo Nuevo nombre.

  4. Ingrese un nombre único para su rango de validación de datos, como MyValRange, luego haga clic en Aceptar.

  5. Seleccione la celda para la que desea definir una regla de validación.

  6. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  7. Haga clic en la herramienta Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

  8. Utilice las listas desplegables Permitir y Datos para especificar cómo desea que Excel valide los datos. Dependiendo de sus selecciones, verá que los cuadros Valor, Mínimo o Máximo aparecen en el cuadro de diálogo.

  9. En las casillas correspondientes (Valor, Mínimo o Máximo), especifique el nombre que le dio a su rango de validación de datos, en el paso 3. Por ejemplo, podría ingresar MyValRange.

  10. Haga clic en Aceptar.

Este enfoque funciona muy bien si el rango de validación de datos está en el mismo libro de trabajo. ¿Qué sucede si desea utilizar un rango de validación de datos que se encuentra en un libro de trabajo completamente diferente? Puede engañar a Excel para que acepte su referencia externa si, en el paso 7, ingresa una fórmula como la siguiente:

=INDIRECT("[Book2]Sheet1!D6")

Esta fórmula usa la función INDIRECTA para devolver el valor en una celda en otra hoja de trabajo, y la función de validación de datos lo aceptará sin problemas. En este caso, la celda que se está comprobando está en la celda D6 de la Hoja1 del Libro2. Para que esto funcione, deberá asegurarse de que Book2 esté abierto al mismo tiempo que su libro de trabajo principal.

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Este consejo (8191) se aplica a Microsoft Excel 2007 y 2010. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-External_Data_Validation [Validación de datos externos].