Kris trabaja en una fábrica aeroespacial donde fabrican piezas de motores de turbinas de gas para muchas empresas diferentes. Cada empresa tiene sus propios números de pieza únicos. Algunos son todos numéricos, pero la mayoría son una combinación de números y letras de diferentes longitudes. Al ordenar por número de pieza, a Kris le gustaría que la columna se tratara como texto para que la clasificación salga como necesita. Intentó formatear las celdas como texto, pero eso no siempre ayuda. Además, no le encanta la idea de ingresar un apóstrofe en cada celda. Kris se pregunta si existe una forma sencilla de hacer que Excel clasifique todos los números de pieza como texto.

Quizás la parte más reveladora del problema de Kris es la afirmación de que intentó formatear las celdas como texto, pero eso no siempre funciona. Existe un truco para formatear las celdas como texto: debe hacerlo antes de ingresar información en las celdas. Si intenta formatear como texto una celda que contiene un número, eso no cambia el número a texto. Sin embargo, si la celda se formatea como texto antes de ingresar el número, entonces el número se trata como texto al ingresar.

La solución es volver a ingresar todos sus números después de formatear sus celdas como texto. Esto, por supuesto, podría ser una tarea importante cuando se trata de cientos o miles de números de pieza. En su lugar, puede intentar los siguientes pasos generales en los que supongo que los números de pieza están en la columna A:

  1. Inserte una columna a la derecha de sus números de pieza. (Esta nueva columna ahora es la columna B.)

  2. Formatee la columna B como texto.

  3. Seleccione la columna A y presione Ctrl + C. Esto copia los números de pieza al Portapapeles.

  4. Seleccione la celda B1.

  5. Utilice Pegado especial para pegar solo los valores en la nueva columna.

Cuando complete estos pasos, todo en la columna B debe tratarse como texto y puede eliminar la columna A. Ahora debería poder ordenar por los números de pieza y obtener los resultados deseados.

Hay un problema con esto, por supuesto. Si copia y pega muchos números de pieza en el futuro, es posible que todos los números de pieza ya no se traten como texto. Esto ocurre porque si usa Ctrl + C y Ctrl + V tradicionales para copiar y pegar, Excel pega el formato en las celdas también. Por lo tanto, si el número de pieza que se está pegando se formateó previamente como un número, se tratará como un número después de pegarlo.

En este caso, si lo desea, puede utilizar una macro para asegurarse de que los números de pieza siempre estén formateados como texto. El siguiente es solo uno breve que funcionará muy bien:

Sub MakeText()

Dim c As Range

Selection.NumberFormat = "@"

For Each c In Selection         c.Value = c.Value     Next c End Sub

La idea detrás de la macro es que seleccionaría todos los números de pieza y luego la ejecutaría. El formato de la selección se establece en texto y luego cada celda dentro de la selección se «vuelve a ingresar» para que los valores numéricos se traten posteriormente como texto.

Si no se opone a usar columnas auxiliares y no desea usar una macro, puede intentar crear una que contenga el equivalente textual de sus números de pieza. Esto se puede hacer con cualquiera de las siguientes fórmulas:

=A1 & ""

=CONCATENATE(A1)

=TEXT(A1, "@")

Copie la fórmula tantas celdas como sea necesario. Estas fórmulas obligan a que el contenido de la columna auxiliar se trate como texto. Luego, podría ordenar sus números de pieza según el contenido de la columna auxiliar.

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Este consejo (4627) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.