Cuando agrega subtotales a una hoja de trabajo, Excel formatea automáticamente los subtotales con una fuente en negrita. Sin embargo, es posible que desee tener algún tipo de formato diferente para los subtotales, como sombrearlos en amarillo o en un color diferente.

Si usa subtotales con moderación y solo desea aplicar un formato diferente para una o dos hojas de trabajo, puede seguir estos pasos generales:

  1. Aplica tus subtotales, como desees.

  2. Seleccione toda la tabla de datos, incluidos los subtotales.

  3. Usando el área de Esquema a la izquierda de la pantalla, contraiga el detalle en su hoja de trabajo para que solo se muestren los subtotales.

  4. Presione F5 para mostrar el cuadro de diálogo Ir a. (Ver figura 1)

  5. Haga clic en Especial para mostrar el cuadro de diálogo Ir a especial. (Ver figura 2)

  6. Seleccione el botón de opción Solo celdas visibles.

  7. Haga clic en Aceptar. Ahora, solo se seleccionan las filas de subtotales visibles.

  8. Aplique su formato, como desee.

Si agregará y eliminará subtotales repetidamente a la misma tabla de datos, es posible que le interese utilizar el formato condicional para aplicar el formato de subtotal deseado. Siga estos pasos:

  1. Antes de aplicar sus subtotales, seleccione toda la tabla de datos.

  2. Asegúrese de que se muestre la pestaña Inicio de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Formato condicional. Excel muestra una serie de opciones.

  4. Haga clic en Administrar reglas. Excel muestra el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

  5. Haga clic en Nueva regla. Excel muestra el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

(Vea la figura 3.)

  1. En el área Seleccionar un tipo de regla en la parte superior del cuadro de diálogo, elija Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear. Excel cambia la apariencia del cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  2. En el espacio de fórmulas, ingrese la siguiente fórmula:

ISNUMBER (FIND («Gran total», $ A1)). Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  1. Con los controles del cuadro de diálogo, establezca el formato que desee que se aplique a la fila Gran total.

  2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. La regla que acaba de crear ahora aparece en el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

  4. Haga clic en Nueva regla. Excel vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  5. En el área Seleccionar un tipo de regla en la parte superior del cuadro de diálogo, elija Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.

  6. En el cuadro de fórmula, ingrese la siguiente fórmula:

ISNUMBER (FIND («Total», $ A1)). Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas. (Consulte la figura 4.)

  1. Con los controles del cuadro de diálogo, establezca el formato que desee que se aplique a la fila Total.

  2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  4. Haga clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo para mover las reglas que creó al orden en el que deben evaluarse.

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

Cuando siga los pasos anteriores, asegúrese de reemplazar A1 (pasos 7 y 14) con la columna en la que se agregan los subtotales. Por lo tanto, si sus subtotales están en la columna G, usaría G1 en lugar de A1.

Si necesita formatear subtotales en bastantes hojas de trabajo, es posible que desee crear una macro que haga el formateo por usted. La siguiente macro examina todas las celdas en un rango seleccionado y luego aplica el color de celda, según corresponda.

Sub FormatTotalRows()

Dim rCell as Range

For Each rCell In Selection         If Right(rCell.Value, 5) = "Total" Then             Rows(rCell.Row).Interior.ColorIndex = 36         End If

If Right(rCell.Value, 11) = "Grand Total" Then             Rows(rCell.Row).Interior.ColorIndex = 44         End If     Next End Sub

La macro colorea las filas de subtotales de amarillo y la fila de totales generales con un tono más oscuro de amarillo. (Los colores exactos de su sistema pueden variar según el tema que haya cargado). La macro, aunque simple por naturaleza, no es tan eficiente como podría ser, ya que se inspeccionan todas las celdas del rango seleccionado. Sin embargo, en una hoja de trabajo de 10 columnas y 5000 filas, esta macro se ejecuta en menos de 5 segundos.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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Este consejo (8110) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Formatting_Subtotal_Rows [Formateo de filas de subtotales].