Cuando esté desarrollando hojas de trabajo que serán utilizadas por otros, es posible que desee limitar lo que sus usuarios pueden ingresar en una celda en particular. Por ejemplo, puede tener una celda donde el usuario debe ingresar a su departamento. Obviamente, querrá que ingresen solo en uno de los departamentos válidos para su empresa.

Para asegurarse de que solo se puedan ingresar ciertos departamentos en la celda, siga estos pasos:

  1. Seleccione la celda donde el usuario ingresará el nombre del departamento.

  2. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  3. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en la herramienta Validación de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

  4. Debería mostrarse la pestaña Configuración. (Ver figura 1)

  5. Usando la lista desplegable Permitir, elija Lista.

  6. En el cuadro Fuente, ingrese los nombres de sus departamentos, separados por comas.

  7. Muestre la pestaña Alerta de error. En esta pestaña, especifica un mensaje de error que el usuario verá si ingresa un nombre de departamento incorrecto. (Ver figura 2)

  8. En el campo Título, ingrese la frase «Ingrese un nombre de departamento válido».

  9. En el cuadro Mensaje de error, ingrese un mensaje que indique lo que el usuario hizo incorrectamente. También debe indicar los nombres de departamentos aceptables.

  10. Haga clic en Aceptar.

Eso es. Ahora, el usuario solo puede ingresar uno de sus nombres de departamento válidos. Mejor aún, cuando seleccionen la celda, verán una flecha desplegable a la derecha de la celda donde pueden seleccionar de los nombres de departamento que especificó en el paso 5. Si ingresan uno incorrecto, verán el error mensaje y tendrá que cambiar lo que ingresaron.

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Este consejo (8033) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Limiting_Choices_in_a_Cell [Limitación de opciones en una celda].