El uso de Excel para ingresar datos es bastante común. Cuando ingresa información, es posible que desee limitar lo que se puede colocar en una celda en particular. Por ejemplo, es posible que esté trabajando en un registro de empleados y debe asegurarse de ingresar el nombre de cada empleado una sola vez en la hoja de trabajo.

Una forma de abordar este desafío es crear una lista de nombres permitidos, ya sea en otra hoja de trabajo o en un lugar diferente en la misma hoja de trabajo. Asigne a esta lista de nombres un nombre definido, como ValidNames.

Luego, sigue estos pasos:

  1. Elija las celdas en las que ingresará los nombres de los empleados, en las que desea asegurarse de ingresar cada nombre una sola vez. (Para este ejemplo, supongamos que selecciona las celdas A1: A10.)

  2. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Validación de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

  4. Asegúrese de que se muestre la pestaña Configuración. (Ver figura 1)

  5. En la lista desplegable Permitir, elija Personalizado.

  6. En el cuadro Fórmula (que aparece cuando completa el paso 5), ingrese la siguiente fórmula:

=AND(COUNTIF(ValidNames,A1)=1,COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1)

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Esta fórmula de validación funciona porque verifica el rango de entrada (A1: A10)

y se asegura de que no aparezca más de un nombre de la lista ValidNames.

Este método de fórmulas funciona muy bien si está escribiendo nombres en su lista de entrada. Si prefiere usar una lista desplegable para seleccionar nombres, hay un método ingenioso presentado en esta página web:

http://www.contextures.com/xlDataVal03.html

Lo que lo hace elegante es que la lista desplegable es dinámica. Por ejemplo, cuando selecciona un nombre para ir a una celda, ese nombre se elimina de la lista desplegable utilizada para seleccionar nombres en otras celdas. Muy agradable.

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Este consejo (7361) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí: enlace: / excel-Limiting_Entry_of_Names [Limitación de la entrada de nombres].