Mientras desarrolla una hoja de cálculo, es posible que desee limitar lo que los usuarios pueden poner en una celda en particular. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que las entradas en una celda tengan exactamente cuatro caracteres, comiencen con el número 6, vayan seguidas de cualquier dígito, luego de una letra y luego de cualquier dígito.

Hay tres formas de realizar esta validación. El primero, por supuesto, es escribir una macro que verifique la entrada y se asegure de que las entradas sigan el patrón deseado. La forma de inventar una macro de este tipo se ha tratado en otros números de ExcelTips.

Otro método, sin utilizar macros, es confiar en la función de validación de datos de Excel. Si el número de entradas válidas no es demasiado largo, puede intentar estos pasos generales:

  1. En una hoja de trabajo en blanco, construya una lista de las entradas válidas.

  2. En la hoja de trabajo utilizada para la entrada, resalte la celda en la que se realizará la entrada.

  3. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  4. Haga clic en la herramienta Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos. (Ver figura 1)

  5. Usando la lista desplegable Permitir, elija Lista.

  6. Con el punto de inserción en el cuadro Fuente, elija la lista que reunió en el paso 1.

  7. Haga clic en Aceptar.

Ahora, cada vez que alguien intenta ingresar datos que no están incluidos en su lista de valores aceptables, las reglas de validación entran en vigencia y el usuario se ve obligado a cambiar la entrada.

También puede usar la función de validación de datos de una manera un poco diferente. Si tiene reglas bien definidas para la entrada de datos, puede armar una fórmula que describa una entrada válida. La siguiente es una de esas fórmulas:

=AND((LEN(A1)=4),(LEFT(A1,1)="6"),(ISNUMBER(VALUE( (MID(A1,2,1))))),(CODE(MID(UPPER(A1),3,1))>64),(CODE( MID(UPPER(A1),3,1))<91),(ISNUMBER(VALUE((MID(A1,4,1))))))

Recuerde que esta es una fórmula única, ingresada toda en una línea, siguiendo los siguientes pasos generales:

  1. Resalte la celda en la que se realizará la entrada. (La fórmula anterior asume que está utilizando la celda A1. Si se selecciona una celda diferente, deberá realizar los cambios de referencia apropiados a la fórmula anterior).

  2. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos.

  4. Usando la lista desplegable Permitir, elija Personalizado.

  5. Ingrese la fórmula anterior en el cuadro Fórmula. (Toda una línea, sin espacios.)

  6. Haga clic en Aceptar.

Es posible que obtenga un error al hacer clic en Aceptar, según el contenido de A1.

(Excel puede intentar decirle que el contenido de A1 no se valida según la regla). Esto está bien; la regla de validación que está configurando entrará en juego cuando alguien intente ingresar algo en la celda.

La fórmula básicamente separa la entrada que se está haciendo y determina si cada personaje está dentro de los límites. Si no es así, el resultado de la fórmula es FALSO y entran en juego las reglas de validación.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (11212) se aplica a Microsoft Excel 2007 y 2010. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Limiting_Input_to_a_Format [Limitando la entrada a un formato].