Karen describió un problema en el que un libro de trabajo compartido, almacenado en la red de una empresa, pierde periódicamente todos los datos que contenía anteriormente. Al tratar de localizar el problema, Karen hizo pruebas en las que ella y sus compañeros de trabajo intentaron abrir el archivo al mismo tiempo y guardarlo al mismo tiempo, pero todas las pruebas dejaron los datos intactos. Aún así, informa que hay ocasiones en las que los datos del libro de trabajo simplemente se borran; la frotó y la dejó limpia.

Este problema es, quizás, un excelente ejemplo de por qué muchas personas se niegan a confiar en los libros de trabajo compartidos en Excel. Muchas personas tienen experiencias relacionadas en las que los datos se corrompen, la información se sobrescribe o los datos simplemente desaparecen. Todos los problemas se debieron al hecho de que se compartió un libro de trabajo y los problemas desaparecieron cuando se desactivó el uso compartido.

Esto lleva a la primera sugerencia: no comparta el libro de trabajo. Si lo «dejó de compartir», solo una persona puede abrir el libro a la vez, lo que reduce la complejidad y las posibilidades de corrupción.

Si los datos contenidos en el libro de trabajo son extensos y deben compartirse entre varios usuarios, considere la posibilidad de convertirlos a un programa diseñado para una mejor integridad de los datos en un entorno multiusuario, como Access.

Si esto no es posible, considere activar Control de cambios en Excel (una opción disponible cuando comparte el libro de trabajo) para que se mantenga un historial de cambios. Esto le permite ver quién cambió un libro por última vez. Si abre el libro de trabajo y encuentra que faltan datos, al verificar el historial de cambios, es posible que un usuario haya eliminado los datos, probablemente sin darse cuenta.

Por supuesto, es posible que el historial de cambios no proporcione la información que espera. La razón por la que compartir un libro de trabajo puede conducir a la corrupción de datos es la forma en que Excel permite a los usuarios trabajar con datos. En un programa como Access, los datos se obtienen y se trabaja con los datos registro por registro. Mientras el registro está en uso por un usuario, ningún otro usuario puede realizar cambios en el registro, pero puede realizar cambios en otros registros.

En Excel, todo el libro de trabajo se transfiere a la computadora del usuario, no solo un registro de los datos en el libro de trabajo. En un escenario de libro de trabajo compartido, esto significa que varias copias del libro de trabajo están realmente abiertas al mismo tiempo y Excel se encarga de resolver posibles conflictos en los datos. Considere el siguiente escenario:

  • El usuario 1 abre el libro de trabajo, lo que significa que una copia del libro de trabajo ahora reside en la memoria de su sistema.

  • Diez minutos más tarde, el usuario 2 abre el libro de trabajo compartido. Esta versión, que ahora reside en la memoria del sistema del Usuario 2, no contiene ninguno de los cambios realizados durante los últimos 10 minutos por el Usuario 1.

  • Cinco minutos después, el usuario 2 guarda el libro de trabajo compartido, pero continúa trabajando.

  • Dos minutos más tarde, el usuario 3 abre el libro de trabajo compartido. Esta versión es la que acaba de guardar el Usuario 2 y no incluye nada realizado por el Usuario 1 ni ningún cambio adicional realizado por el Usuario 2 desde la última vez que lo guardó.

  • Trece minutos después, los tres usuarios guardan sus versiones del libro compartido y salen de Excel.

En este escenario de treinta minutos, ¿alguien puede decir qué cambios de los usuarios se guardan en la versión final del libro de trabajo? ¿Qué cambios se deben guardar? Cuando considera las ramificaciones de tal escenario (y este escenario no es infrecuente), entonces puede ver por qué muchas personas sugieren no usar Excel en un entorno compartido.

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Este consejo (12107) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

enlace: / excel-Losing_Data_in_a_Shared_Workbook [Losing Data in a Shared Workbook].