Barnabas usa Excel para crear ordenes de compra s, una orden de compra por libro. Ha creado una plantilla de Excel que incluye una tabla de todos sus proveedores. Le gustaría tener esta tabla, que puede actualizar periódicamente, disponible para todas las OP, pasadas, presentes y futuras. Está disponible, automáticamente, para cualquier libro de trabajo nuevo que Barnabas cree basándose en esa plantilla, pero no para ningún libro de trabajo creado previamente. Se pregunta si hay alguna manera de que cualquiera de los PO pueda acceder a la lista de proveedores actual.

Antes de discutir las opciones, debe comprender que la idea de una plantilla en el mundo de Excel es muy diferente a la idea de una plantilla en el mundo de Microsoft Word. (Vaya, esa es una combinación de retorcerse la lengua: «Mundo de palabras»). En Excel, una plantilla es un punto de partida para un libro de trabajo. Una vez que se crea el libro de trabajo a partir de la plantilla, no hay más relación entre el libro de trabajo y la plantilla en la que se basa ese libro.

Compare esto con Word, donde una plantilla es un punto de partida para un documento, pero se mantiene una relación entre el documento y la plantilla en la que se basa. Puede actualizar la plantilla (cambios de estilo, macros, etc.) y cualquier documento basado en esa plantilla heredará esas actualizaciones.

Entonces, ¿dónde nos deja eso con Excel? Significa que, si bien puede actualizar la plantilla, esas actualizaciones no tienen ningún efecto en los libros de trabajo basados ​​en esa plantilla. Bueno, no hay ningún efecto en los libros de trabajo creados anteriormente con esa plantilla. Los libros de trabajo creados después de las actualizaciones de la plantilla se basarán en la plantilla actualizada.

El enfoque más lógico con Excel sería (a) mantener los datos del proveedor en una hoja de trabajo del libro de trabajo y actualizar periódicamente esos datos usando una macro, o (b) colocar los datos del proveedor en su propio libro de trabajo, tal vez almacenados en una unidad de red, que debe abrirse siempre que la orden de compra esté abierta.

El enfoque que utilice (aob) depende de lo que considere la mejor solución a largo plazo para la forma en que utiliza los datos del proveedor y los libros de PO. Es probable que la implementación de las dos estrategias sea demasiado compleja para analizarla aquí, ya que dicha implementación dependerá en gran medida de cómo haga el trabajo que haga. Sin embargo, es un proceso bastante fácil de planificar. Digamos que desea utilizar la primera estrategia. Tus pasos pueden incluir los siguientes:

  • Determine dónde se almacena la plantilla que contiene la tabla de datos del proveedor.

  • Cree una macro de apertura automática que se ejecute cuando se abra el libro de PO. Determina si la plantilla es accesible y si los datos de la plantilla se han actualizado, quizás usando un número de revisión de algún tipo.

  • Si los datos del proveedor se han actualizado, elimine los datos del proveedor en el libro de trabajo de la orden de compra y copie la hoja de trabajo de datos del proveedor de la plantilla.

  • Actualice el número de revisión interno. (En realidad, esto podría ser un valor almacenado en la hoja de trabajo de datos del proveedor).

  • Cierre la plantilla, ya que ya no es necesaria en este momento.

  • Guarde el libro de PO.

Si quisiera implementar la segunda estrategia, aún necesitaría confiar en algunas macros. Pueden incluir los siguientes pasos:

  • Cree una macro de apertura automática que se ejecute cuando se abra el libro de PO. Determina si el libro de trabajo de datos del proveedor está abierto, lo que garantiza que sus datos estén disponibles.

  • Si el libro de trabajo de datos del proveedor no está disponible, muestre un mensaje informando al usuario del hecho y rechace continuar. (Una buena idea es simplemente cerrar el libro de PO ya que los datos necesarios no están disponibles.)

En este segundo escenario, simplemente deberá asegurarse de que la carpeta en la que el libro de trabajo de datos del proveedor esté almacenada en la carpeta XLStart. (Todo lo que haya en esa carpeta se carga automáticamente cuando inicia Excel). Por supuesto, si desea que esto funcione en varios sistemas, deberá averiguar cómo colocar el libro de datos del proveedor en la carpeta XLStart de cada uno de esos sistemas. . Nuevamente, esto se puede hacer, pero simplemente significa más controles y averiguar qué debería suceder para «hacerlo así».

Independientemente del enfoque que elija, requerirá una planificación rigurosa, específica para su entorno informático y sus necesidades comerciales, y algo de tiempo de desarrollo dedicado.

Sin embargo, en algún momento, tendrá que enfrentar el hecho de que Excel podría no ser la mejor herramienta para administrar sus órdenes de compra. Es posible que esté mejor —y con tiempo y dinero por delante— para comprar algún software especializado o desarrollar su propio software que dependa de una base de datos centralizada. Si bien puede usar Excel como base de datos, es un pobre sustituto del software de base de datos especializado como Access, Oracle o incluso MySQL.

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Este consejo (13760) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365.