Mary Lou se pregunta si hay alguna manera de proteger con contraseña ciertas columnas en un libro de trabajo compartido. El libro de trabajo tiene solo una hoja de trabajo y necesita proteger las columnas E y J para que no se puedan cambiar, a menos que el usuario conozca una contraseña en particular.

La forma tradicional de abordar este desafío es seguir estos pasos:

  1. Seleccione todas las celdas en su hoja de trabajo. (Presionar Ctrl + A hará el truco.)

  2. Presione Ctrl + Mayús + F. Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  3. Asegúrese de que se muestre la pestaña Protección. (Ver figura 1)

  4. Asegúrese de que la casilla de verificación Bloqueado esté desactivada. (Es posible que deba hacer clic en él varias veces para borrarlo). Esto elimina la protección de todas las celdas de la hoja de trabajo.

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  6. Seleccione la columna E.

  7. Presione Ctrl + Mayús + F. Excel vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  8. Nuevamente asegúrese de que se muestre la pestaña Protección.

  9. Asegúrese de que la casilla de verificación Bloqueado esté seleccionada. Esto protege las celdas que están seleccionadas actualmente.

  10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  11. Seleccione la columna J y repita los pasos del 7 al 10.

  12. Muestre la pestaña Revisar de la cinta.

  13. Haga clic en la herramienta Proteger hoja. Excel muestra el cuadro de diálogo Proteger hoja. (Ver figura 2)

  14. Asegúrese de que la casilla de verificación superior (Proteger hoja de trabajo y contenido de celdas bloqueadas) esté seleccionada.

  15. Ingrese una contraseña en el lugar apropiado.

  16. Utilice las casillas de verificación para ajustar cómo desea que se aplique la protección.

  17. Haga clic en Aceptar. Se le pedirá nuevamente que ingrese la contraseña.

  18. Ingrese la contraseña que usó en el paso 15 por segunda vez. Su hoja de trabajo ahora está protegida.

El resultado de seguir todos estos pasos es que las celdas de las columnas E y J no se pueden cambiar. Sin embargo, si alguien conoce la contraseña que usó en el paso 15, puede desproteger la hoja de trabajo (el control adecuado está en la pestaña Revisar de la cinta) y realizar los cambios que desee. Si alguien realiza cambios de esta manera, deberá volver a aplicar la protección (pasos 12 a 17) antes de guardar el libro. Si no es así, la próxima vez que se abra el libro, la hoja de trabajo permanecerá desprotegida y cualquiera puede cambiar el contenido de las columnas E y J.

Como dije, lo anterior representa la forma tradicional de abordar el problema. También hay formas no tradicionales que puede usar. Por ejemplo, puede reconsiderar cómo se juntan sus datos y, quizás, mover el contenido de las columnas E y J a otra hoja de trabajo o incluso a otro libro de trabajo. Luego puede proteger esa información y simplemente hacer referencia a ella dentro de la hoja de trabajo actual.

Un tercer enfoque es utilizar una herramienta introducida con el lanzamiento de Excel 2010. Esta nueva herramienta, que le permite proteger con contraseña rangos de celdas, requiere una variación de los pasos presentados anteriormente en este consejo.

Los pasos serán muchos, pero proporciona una forma más flexible de abordar el problema de la protección. Aquí está la variación que incluye el uso de la nueva herramienta:

  1. Seleccione todas las celdas en su hoja de trabajo. (Presionar Ctrl + A hará el truco.)

  2. Presione Ctrl + Mayús + F. Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  3. Asegúrese de que se muestre la pestaña Protección.

  4. Asegúrese de que la casilla de verificación Bloqueado esté desactivada. (Es posible que deba hacer clic en él varias veces para borrarlo). Esto elimina la protección de todas las celdas de la hoja de trabajo.

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  6. Seleccione la columna E.

  7. Presione Ctrl + Mayús + F. Excel vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  8. Nuevamente asegúrese de que se muestre la pestaña Protección.

  9. Asegúrese de que la casilla de verificación Bloqueado esté seleccionada. Esto protege las celdas que están seleccionadas actualmente.

  10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  11. Seleccione la columna J y repita los pasos del 7 al 10.

  12. Muestre la pestaña Revisar de la cinta.

  13. Haga clic en Permitir a los usuarios editar rangos. (Haga clic en Permitir editar rangos si está usando Excel en Office 365 o Excel 2019). Excel muestra el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos. (Vea la figura 3.)

  14. Haga clic en el botón Nuevo. Excel muestra el cuadro de diálogo Nuevo rango. (Consulte la figura 4.)

  15. En el cuadro Título, ingrese el nombre que desea usar para este rango. (El título no es particularmente importante. Usa algo que sea significativo para ti.)

  16. En el cuadro Se refiere a celdas, ingrese lo siguiente: = $ E: $ E, $ J: $ J. En el cuadro Contraseña de rango, ingrese la contraseña que desea dar a aquellos que deberían poder editar las columnas E y J.

  17. Haga clic en Aceptar. Se le pedirá nuevamente que ingrese la contraseña.

  18. Ingrese la contraseña que utilizó en el paso 17 por segunda vez. El rango ahora aparece en el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos.

  19. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos.

  20. Haga clic en la herramienta Proteger hoja. Excel muestra el cuadro de diálogo Proteger hoja.

  21. Asegúrese de que la casilla de verificación superior (Proteger hoja de trabajo y contenido de celdas bloqueadas) esté seleccionada.

  22. Ingrese una contraseña en el lugar apropiado. Esta no debe ser la misma contraseña que usó en el paso 17 y el paso 19; debería ser diferente.

  23. Utilice las casillas de verificación para ajustar cómo desea que se aplique la protección.

  24. Haga clic en Aceptar. Se le pedirá nuevamente que ingrese la contraseña.

  25. Ingrese la contraseña que utilizó en el paso 23 por segunda vez. Su hoja de trabajo ahora está protegida.

La ventaja de este enfoque es que tiene dos niveles de passwords— uno para el rango (columnas E y J) y otro para la hoja de trabajo como un todo. Como alguien está usando una hoja de trabajo protegida de esta manera, cuando intenta modificar una celda en las columnas E o J, se le pide una contraseña. Si proporcionan la contraseña correcta (esta es la que especificó en los pasos 17 y 19), entonces pueden editar lo que quieran en las columnas E y J.

Cuando se guarda el libro, se sale y se vuelve a abrir, la protección se restablece automáticamente y las columnas E y J solo se pueden editar nuevamente si se conoce la contraseña; no es necesario que el usuario «vuelva a proteger» explícitamente la hoja de trabajo antes de guardar. Además, nunca tendrá que dar la contraseña que utilizó para proteger toda la hoja de trabajo.

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Este consejo (8388) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365.