Kristine envía por correo electrónico un libro de Excel a varios usuarios con diferentes computadoras, algunos Mac y algunos Windows, y diferentes sistemas de correo electrónico (Gmail, Hotmail, Yahoo, AOL, etc.). Cada vez que envía el libro de trabajo, siempre hay alguien que no puede imprimirlo como lo envió ella, por lo que se pregunta qué formato es el mejor para usar para el libro de trabajo para garantizar que la mayor cantidad de personas pueda acceder a él.

Para saber cuál es el mejor formato, deberá averiguar qué versiones de Excel están utilizando sus destinatarios. Una vez que tenga esa información, debe utilizar un «mínimo denominador común»

enfoque: elija la versión de Excel que sea la más antigua. Si la versión más antigua es Excel 2007, puede utilizar archivos XLSX, pero si alguien usa Excel 2003 o una versión anterior, deberá usar el formato XLS.

Por supuesto, querrá equilibrar este enfoque con la naturaleza de los datos y fórmulas en su libro de trabajo. No le servirá de nada utilizar un formato XLS si utiliza fórmulas que se basan en funciones de hoja de cálculo introducidas en versiones posteriores de Excel. Si este es el caso de sus libros de trabajo, la única solución es hacer que sus usuarios actualicen a versiones más nuevas de Excel o rehagan las fórmulas de su libro de trabajo para no usar las funciones más nuevas.

Si los usuarios realmente no necesitan usar el libro de trabajo (no necesitan ingresar o cambiar datos) y todo lo que necesitan hacer es imprimir el libro de trabajo, entonces eso es una olla de pescado diferente. En tal caso, no solo debe preocuparse por la versión de Excel, sino por la versión de Windows, los controladores de impresora y las impresoras que están usando. Excel puede modificar la forma en que se imprime en función de cualquiera de estos factores, lo que significa que una hoja de trabajo puede imprimirse de manera diferente en un sistema que en otro según estos componentes.

Dicho esto, si los usuarios solo necesitan imprimir, debería considerar no enviar el libro de Excel en absoluto. En su lugar, cree un archivo PDF del libro de trabajo en su sistema y luego envíe el archivo PDF. Tiene una mayor probabilidad de que las impresiones coincidan de diferentes sistemas al imprimir un PDF que al imprimir el libro de trabajo original.

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Este consejo (10159) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365.