Jenny tiene una hoja de trabajo grande que a menudo necesita ordenar. Varias veces los datos se han «mezclado» después de una clasificación. Jenny se pregunta si hay otra forma que no sea seleccionar manualmente todas las celdas que se ordenarán para asegurarse de que todos los datos se seleccionen antes de que Excel realmente realice la ordenación.

Lo más importante que puede hacer para evitar ordenaciones confusas es recordar cómo Excel «detecta» los datos que desea ordenar. Comenzando con la celda seleccionada actualmente, Excel mira en todas las direcciones (arriba, abajo, izquierda y derecha)

hasta que encuentre filas o columnas vacías. Una vez que encuentra la fila o columna vacía, calcula que ha encontrado un límite para los datos que desea ordenar.

Por lo tanto, si los datos que desea ordenar en realidad contienen filas o columnas vacías, la ordenación invariablemente estropeará sus datos porque Excel no capturará todo.

La primera forma de evitar esto es seleccionar las filas y columnas (todos los datos) que desea ordenar antes de realizar la ordenación. La mejor solución, sin embargo, es asegurarse de que no haya filas o columnas vacías en sus datos; simplemente elimínelas o coloque algo en la fila o columna para que Excel lo reconozca como parte de sus datos.

Si sus datos están mezclados por los encabezados de columna que se mueven después de la clasificación, entonces debe asegurarse de que los encabezados se diferencien de los datos de la tabla de alguna manera. Me gusta asegurarme de que estén en negrita y que cada celda esté subrayada. Por lo general, esto ha hecho el truco para que Excel los reconozca automáticamente como encabezados y no como datos.

Además, si incluyo un encabezado en una columna que de otro modo estaría vacía, esa columna ya no está vacía y Excel la reconoce como parte de los datos que se ordenarán. (Esto ayuda a aliviar el problema de las columnas en blanco discutido anteriormente.)

Otra forma de ayudar a evitar ordenaciones confusas es definir sus datos como una tabla. Para ello, seleccione las filas y columnas que componen sus datos y luego presione Ctrl + T. Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, donde puede verificar que todos sus datos estén seleccionados. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo y se creará la tabla. Cuando elige ordenar la tabla, todos los datos, incluidas las filas o columnas en blanco de la tabla, se incluyen en la ordenación.

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Este consejo (6285) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.