Moss creó una base de datos de Access de sus clientes y utiliza Excel para la facturación. Se pregunta si hay alguna manera de completar los campos de información del cliente en Excel invoice

automáticamente desde la base de datos de Access.

Hay algunas formas de abordar esta tarea, y cada método tiene ventajas y desventajas. Un enfoque relativamente simple es (obviamente) renunciar a Excel por completo y simplemente hacer todo en Access. Se pueden crear facturas simples utilizando formularios, y luego sus datos no necesitan viajar entre programas.

Si prefiere hacer la factura en Excel, puede crear un enlace en Excel a una consulta en Access. Crea una nueva consulta siguiendo estos pasos generales:

  1. Seleccione la celda A1 en una nueva hoja de trabajo. (No seleccione una celda en su factura).

  2. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Desde el acceso, en el grupo Obtener datos externos. Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. (Esto se parece mucho a un cuadro de diálogo Abrir estándar).

  4. Utilice los controles del cuadro de diálogo para buscar y seleccionar la base de datos de Access que tiene su información de cliente.

  5. Haga clic en Abrir. Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, siempre que haya más de una tabla en la base de datos de Access que abrió.

  6. Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene sus datos.

  7. Haga clic en Aceptar. Excel muestra el cuadro de diálogo Importar datos.

  8. Utilice los controles del cuadro de diálogo para especificar cómo y dónde se deben importar los datos.

  9. Haga clic en Aceptar. Excel toma los datos que especificó y los coloca en la hoja de trabajo.

Con los datos de Access ahora en su hoja de trabajo, puede acceder a la información importada, desde su factura, usando fórmulas que utilizan varias funciones de búsqueda. La información importada se actualiza cada vez que abre el libro.

Otro enfoque es desarrollar su propio conjunto de macros VBA para obtener la información de la base de datos de Access. Esta no es una tarea trivial, ya que implica saber cómo acceder, a través de VBA, a objetos tanto en Excel como en Access. También necesitará saber cómo armar declaraciones SQL para extraer solo los datos que desea de la base de datos. La ventaja de esforzarse por crear las macros es que brindan la mayor flexibilidad posible para obtener datos y manipularlos.

Crear las macros exactas que necesita está más allá del alcance de este simple consejo. Puede encontrar más información obteniendo algunos buenos libros de programación de VBA (asegúrese de obtener uno específicamente para Access como uno de los libros). Los sitios web disponibles en el sitio de Access MVP también pueden ser útiles:

http://www.mvps.org/links.html#Access

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (11843) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Pulling_Access_Information_into_Excel [Extrayendo información de acceso en Excel].