Excel le permite mostrar las fórmulas en una hoja de trabajo simplemente asegurándose de que la casilla de verificación Fórmulas esté seleccionada en la pestaña Ver del cuadro de diálogo Opciones. Esta puede ser una forma práctica de imprimir una hoja de trabajo que muestra las fórmulas utilizadas para crear la hoja de trabajo.

Sin embargo, este enfoque solo funciona bien si las fórmulas utilizadas en la hoja de trabajo son bastante cortas. Si las fórmulas son más largas, entender una hoja de trabajo con fórmulas mostradas puede convertirse rápidamente en una tarea molesta.

Una solución es extraer las fórmulas de Excel y colocarlas en un programa como Word. ¿Por qué Word? Porque puede formatear fácilmente los atributos del texto (como el tipo de letra y el tamaño en puntos) para mostrar mejor sus fórmulas. También puede agregar texto adicional para explicar las fórmulas, si lo desea.

La forma más sencilla de obtener fórmulas de Excel a Word es seguir estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (En Excel 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel. En Excel 2010, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Avanzado.

  3. Desplácese por la lista de opciones hasta que vea la sección titulada Opciones de visualización para esta hoja de trabajo. (Ver figura 1)

  4. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar fórmulas en celdas en lugar de su resultado calculado esté seleccionada.

  5. Haga clic en Aceptar. Excel ahora debería mostrar fórmulas.

  6. Seleccione las celdas cuyas fórmulas desea copiar a Word.

  7. Presione Ctrl + C para copiar las celdas al Portapapeles.

  8. Cambie a Word.

  9. Coloque el punto de inserción donde desee que se agregue la información.

  10. Muestre la pestaña Inicio de la cinta.

  11. Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la herramienta Pegar y luego elija Pegado especial. Word muestra el cuadro de diálogo Pegado especial.

  12. Elija la opción Texto sin formato.

  13. Haga clic en Aceptar.

En este punto, sus fórmulas están en Word y puede hacer con ellas como mejor le parezca. Si bien este enfoque funciona bien, puede resultar molesto hacerlo una y otra vez si tiene una gran cantidad de fórmulas para copiar.

Si se encuentra en tal situación, se beneficiaría de tener una macro que realmente extrajera las fórmulas y las colocara en un documento de Word por usted. La siguiente macro de Excel hará precisamente eso:

Sub WriteFormulasToWord()

Dim Wrd As New Word.Application     Dim CellTxt As String     Dim CellAddr As String     Dim SRow As Long     Dim SCol As Long

Wrd.Visible = True     Wrd.Documents.Add

Wrd.Selection.TypeText Text:="List of the Formulas of Sheet """ _       & ActiveSheet.Name & """ in Workbook """ _       & ActiveWorkbook.Name & """."

Wrd.Selection.TypeText Text:=vbCrLf & vbCrLf

'Change the following line to pick the number of columns     For SCol = 1 To 5         'Change the following line to pick the number of rows         For SRow = 1 To 10             If Cells(SRow, SCol).HasFormula Then                 CellAddr = Chr(64 + SCol) & Trim(Str(SRow)) & vbTab                 CellTxt = ActiveSheet.Cells(SRow, SCol).Formula                 Wrd.Selection.TypeText Text:=CellAddr & CellTxt                 Wrd.Selection.TypeText Text:=vbCrLf             End If         Next SRow         Wrd.Selection.TypeText Text:=vbCrLf     Next SCol End Sub

Hay un par de cosas a tener en cuenta en esta macro. En primer lugar, puede cambiar el rango de filas y columnas sobre las que funciona la macro cambiando las instrucciones For señaladas que usan SCol y SRow. En el ejemplo que se muestra arriba, la macro extrae fórmulas de las columnas 1 a 5 (A a E) y filas 1 a 10.

Además, esta macro no funcionará correctamente a menos que configure macros de Excel para manejar referencias a objetos de Word. Hazlo siguiendo estos pasos dentro del Editor de VBA:

  1. Elija Referencias en el menú Herramientas. VBA muestra el cuadro de diálogo Referencias. (Ver figura 2)

  2. Desplácese por la lista de referencias hasta que vea una llamada Biblioteca de objetos de Microsoft Word. (Puede haber un número de versión incluido en el nombre de referencia, como Microsoft Word 12.0 Object Library.)

  3. Asegúrese de que la casilla de verificación a la izquierda de la biblioteca de objetos esté seleccionada.

  4. Haga clic en Aceptar.

Una ventaja de usar una macro para extraer sus fórmulas es que puede personalizar exactamente lo que se coloca en el documento de Word. En el caso de esta macro, se inserta la dirección de la celda, seguida de un carácter de tabulación y luego la fórmula real. Con la misma facilidad, podría cambiar la información insertada para que sea lo que necesite en su instancia particular.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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Este consejo (6233) se aplica a Microsoft Excel 2007 y 2010. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Pulling_Formulas_from_a_Worksheet [Extrayendo fórmulas de una hoja de trabajo].