Alan puede usar la validación de datos para crear una lista desplegable de opciones válidas para una celda. Sin embargo, lo que realmente necesita es más complejo. Tiene una gran cantidad de nombres de artículos con códigos de artículo asociados. En la celda B2 puede crear una lista de validación de datos que muestre todos los nombres de los elementos (agitador, motor, bomba, tanque, etc.). A continuación, el usuario puede elegir uno de estos. Sin embargo, cuando hace referencia a la celda B2 en otro lugar, quiere que la referencia devuelva el código del artículo, no el nombre del artículo. Por lo tanto, la referencia devolvería A, M, P, TK, etc. en lugar de agitador, motor, bomba, tanque, etc.

No hay una forma directa de hacer esto en Excel. La razón es que las listas de validación de datos están configuradas para incluir solo una lista unidimensional de elementos. Esto facilita que la lista contenga los nombres de sus artículos.

Sin embargo, puede expandir un poco la forma en que usa la lista de validación de datos para obtener lo que desea. Siga estos pasos:

  1. En algún lugar a la derecha de los datos de la hoja de trabajo, configure una tabla de datos.

Esta tabla contendrá los nombres de sus artículos y, a la derecha de cada nombre de artículo, el código de artículo asociado con ese nombre.

  1. Seleccione las celdas que contienen los nombres de sus elementos. (No seleccione los códigos de los artículos, solo los nombres).

  2. Muestre la pestaña Fórmulas de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Definir nombre en el grupo Nombres definidos. Excel muestra el cuadro de diálogo Nuevo nombre. (Ver figura 1)

  4. En el cuadro Nombre, ingrese un nombre descriptivo, como ItemNames. . Haga clic en Aceptar para agregar el nombre y cerrar el cuadro de diálogo.

  5. Seleccione la celda B2 (la celda donde desea su lista de validación).

  6. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  7. Haga clic en la herramienta Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos. (Ver figura 2)

  8. Usando la lista desplegable Permitir, elija Lista.

  9. En el cuadro Fuente, ingrese un signo igual seguido del nombre que definió en el paso 5 (como = ItemNames).

  10. Haga clic en Aceptar.

Una vez realizados estos pasos, las personas aún pueden usar la lista desplegable de validación de datos para seleccionar nombres de elementos válidos. Lo que ahora debe hacer es hacer referencia al código de artículo de la tabla de datos que configuró en el paso 1. Puede hacerlo con una fórmula como esta:

=VLOOKUP(B2,OFFSET(Itemlist,0,0,,2),2,FALSE)

Esta fórmula se puede usar por sí sola (para poner el código de artículo deseado en una celda) o se puede usar dentro de una fórmula más grande, en cualquier lugar donde originalmente se haya hecho referencia a B2.

Si, por alguna razón, no puede crear una tabla de datos para los nombres y códigos de sus artículos, puede abordar el problema creando una fórmula de matriz:

=INDEX({"A","M","P","TK"},MATCH(B2,{"agitator","motor","pump","tank"},0))

Al igual que con todas las fórmulas de matriz, ingrese esta presionando Ctrl + Shift + Enter. El mayor inconveniente es que puede volverse difícil de manejar rápidamente mantener la fórmula actualizada y hay un «límite de viabilidad» en la cantidad de pares de códigos y elementos que puede incluir en la fórmula. (El límite se define por la longitud de la fórmula, por lo que depende de la longitud de los nombres de los elementos). Además, este enfoque es bueno para devolver solo el código del elemento en otra celda, en lugar de incluirlo como parte de una fórmula más grande.

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Este consejo (12078) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Returns_Item_Codes_Instead_of_Item_Names [Códigos de artículos devueltos en lugar de nombres de artículos].