Lance tiene un conjunto de nombres en un libro de trabajo. Los nombres están todos en la columna A, y algunos tienen nombre y apellido, mientras que otros usan nombre, segundo nombre y apellido. Necesita separar los nombres en columnas individuales, pero el asistente Texto a columnas no proporciona resultados satisfactorios. Hace la separación bien, pero el problema de dos contra tres nombres significa que Lance necesita hacer mucho masaje manual de los datos una vez que se dividen.

La solución al problema es no confiar en el asistente de Texto a columnas, sino utilizar una serie de fórmulas para obtener los nombres en columnas. Los resultados que obtenga aún dependen, en gran parte, del estado de los datos que está analizando. Si sus datos tienen el formato «primer segundo nombre» (el segundo nombre es opcional), puede usar la siguiente fórmula para extraer el nombre:

=LEFT(A1,SEARCH(" ",A1,1)-1)

Esta fórmula busca el primer espacio en el nombre y luego asume que todo antes de ese espacio es el nombre. La siguiente fórmula se usa para determinar si hay un segundo nombre, y si lo hay, mostrarlo:

=IF(ISERROR(SEARCH(" ", RIGHT(A1, LEN(A1) - SEARCH(" ", A1, 1)), 1)) = TRUE, "", LEFT( RIGHT(A1,LEN(A1) - SEARCH(" ", A1, 1)), SEARCH(" ", RIGHT(A1, LEN(A1) - SEARCH(" ", A1, 1)), 1) - 1))

Aunque la fórmula se muestra aquí como 5 líneas, en realidad es una fórmula única y debe ingresarse como tal. La fórmula comprueba la existencia de un segundo espacio en el nombre. Si se genera un error (no hay un segundo espacio), la fórmula no devuelve nada; no hay segundo nombre. Si se detecta un segundo espacio (no se genera ningún error), la fórmula devuelve todo desde después del primer espacio hasta el segundo espacio.

La siguiente fórmula se utiliza para extraer el apellido:

=RIGHT(A1,LEN(A1)-LEN(B1)-LEN(C1)-IF(C1="",1,2))

Esta fórmula se basa en los resultados devueltos tanto para el nombre como para el segundo nombre. Devuelve todo lo que quedó en el nombre original después de tener en cuenta la longitud del primer nombre (asumido en la celda B1) y el segundo nombre (asumido en C1). (Ver figura 1)

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Figura 1. Separación de nombres en columnas.

Nuevamente, estas fórmulas funcionan si los nombres en la columna A siguen algunas pautas bastante estrictas. Los nombres deben estar en el formato «primer apellido» o «primer segundo apellido». Si hay calificativos en el nombre como Ms., Dr., Jr. o III, entonces no obtendrá resultados satisfactorios. Además, si el apellido contiene un espacio (como en «John van Kamp» o «Mary Anne St. Marie») o si el nombre no contiene ningún espacio, tampoco obtendrá resultados satisfactorios.

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Este consejo (12383) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Separating_Names_into_Individual_Columns [Separación de nombres en columnas individuales].