Reducción del tamaño del libro de trabajo (Microsoft Excel)

Nolan está notando que algunos de sus libros de trabajo se están volviendo bastante grandes. Le gustaría reducir el tamaño de los libros de trabajo, pero no está seguro de qué enfoques para reducirlos producirán los mejores resultados. Por lo tanto, está buscando las mejores sugerencias sobre cómo reducir el tamaño de sus libros de trabajo.

Antes de entrar en algunas ideas «prácticas» reales que puede aplicar en esta área, debo mencionar que es importante averiguar por qué los archivos de gran tamaño pueden ser motivo de preocupación. Después de pensarlo por un tiempo, hay dos áreas generales de preocupación que se me han ocurrido. En primer lugar, las personas pueden estar preocupadas por los archivos de gran tamaño porque los archivos ocupan mucho espacio en el disco o tardan un tiempo en transferirse a través de una red o Internet. En segundo lugar, pueden estar preocupados porque los archivos más grandes tardan más en cargarse y recalcularse.

Analicemos estas dos preocupaciones una a una.

Tamaño del archivo físico

El tamaño de archivo físico real de un libro de trabajo se ve afectado por dos factores principales: los elementos que está guardando dentro del archivo y el formato en el que guarda ese archivo. Los elementos del archivo son cosas como hojas de trabajo, filas y columnas, estilos, tablas dinámicas, multimedia (imágenes, sonido y videos),

Casi parece innecesario decir que un libro de trabajo consta de hojas de trabajo y esas hojas de trabajo, a su vez, constan de filas y columnas.

Sin embargo, es posible que no se dé cuenta de que las hojas de trabajo se pueden ocultar y que las hojas de trabajo pueden contener filas y columnas superfluas.

Primero, muestre todas las hojas de trabajo en su libro de trabajo. Es fácil comprobar si tiene alguno oculto; simplemente haga clic con el botón derecho en una de las pestañas de la hoja de trabajo en el libro. En el menú contextual resultante, si se puede seleccionar la opción Mostrar, significa que tiene hojas de trabajo ocultas. Seleccione la opción y podrá ver un cuadro de diálogo que muestra todas las hojas de trabajo ocultas. Muéstrelos y luego determine si realmente los necesita o no. Si no lo hace, elimínelos para liberar espacio.

Ahora, en cada una de las hojas de trabajo restantes, querrá verificar si hay filas o columnas extrañas guardadas por Excel. La forma más sencilla es mostrar la hoja de trabajo y presionar Ctrl + Fin. Esto selecciona lo que Excel piensa que es la última fila y columna de la hoja de trabajo. Si no coincide con lo que cree que es la última fila de columna, simplemente elimine todo más allá de la última fila y columna real.

Aquí hay una advertencia: cuando elimine las filas y columnas extrañas (asegúrese de hacerlo en cada hoja de trabajo), querrá guardar el libro de trabajo, reiniciar Excel, volver a cargar el libro de trabajo y verificar cada hoja de trabajo nuevamente. Hacer esto es una «doble verificación» para asegurarse de que realmente eliminó las filas y columnas extrañas en lugar de simplemente borrarlas.

(En realidad, deben eliminarse, no borrarse.)

Hay otra cosa que puede verificar cuando se trata de espacio innecesario, pero se aplica solo si pega datos en sus hojas de trabajo de una fuente que no sea Excel o si importa datos generados por un programa de terceros. En algunos casos, puede encontrar que sus datos contienen espacios extraños al final de los valores de texto. Por ejemplo, en lugar de texto simple como «Este es mi texto de ejemplo», la celda puede contener el texto seguido de varios espacios. Esto requerirá un poco de trabajo de detective para averiguar si sus celdas tienen espacios adicionales, pero para ese fin, puede encontrar útil la siguiente fórmula:

Basándose en la función TRIM para eliminar espacios al principio o al final de la celda, la fórmula muestra el texto «Espacios adicionales» si la longitud del contenido de la celda no es la misma. Elimine los espacios adicionales de las celdas infractoras.

Los estilos también pueden ocupar espacio en su libro de trabajo, por lo que es una buena idea eliminar los estilos que no esté utilizando. Las mejores formas de hacerlo se tratan en un ExcelTip separado:

También puede considerar reducir la cantidad de variaciones de formato que se usan en un libro y la cantidad de veces que usa la validación de datos. Ambos pueden inflar el tamaño de un libro de trabajo, por lo que especialmente querrá verificar que el formato y la validación de datos no se apliquen a las celdas vacías.

Si su libro de trabajo contiene tablas dinámicas, comprenda que esto puede aumentar bastante el tamaño de los archivos de su libro de trabajo. Sin embargo, hay una forma de seguir usando tablas dinámicas pero reducir el tamaño general de su libro de trabajo. Esta técnica se cubre mejor en un consejo diferente, que puede encontrar aquí:

Cuando se trata de elementos multimedia en un libro de trabajo, querrá examinar cada imagen, archivo de sonido y video que pueda tener en el libro de trabajo para determinar si realmente los necesita. Los elementos multimedia pueden ocupar MUCHO espacio, por lo que solo debes usarlos si es absolutamente necesario. Además, cuando se trata de imágenes, querrá verificar para asegurarse de que no está recortando las imágenes dentro de Excel. Recortar imágenes oculta lo que se muestra en la imagen, pero no reduce el tamaño real de la imagen guardada en el libro de trabajo. En su lugar, guarde las imágenes en el disco, edítelas con un editor de imágenes real y reemplácelas en el libro de trabajo.

Excel también le permite comprimir imágenes y reducir la resolución de cualquier imagen que pueda tener en el libro. Equilibrar la compresión, la resolución y la calidad puede ser una cuerda floja difícil de caminar. Sin embargo, si desea comenzar a caminar, puede encontrar útil este artículo en uno de los sitios de Microsoft:

Por último, observe el formato que está utilizando para guardar el archivo. Cargue el libro de trabajo, presione F12 para mostrar el cuadro de diálogo Guardar como y guarde el libro de trabajo con un nuevo nombre. Esto obliga a Excel a reescribir el archivo desde cero, lo que puede eliminar cualquier espacio no utilizado en el archivo.

Otra cosa que debe verificar es si puede guardar el archivo en formato XLSX en lugar de XLSM. El último tipo de archivo solo es necesario si tiene macros en el libro de trabajo. Si no necesita macros, use Guardar como (nuevamente, F12) y use la lista desplegable Guardar como tipo para especificar que desea el formato XLSX.

Si aún así no consigue que el tamaño del archivo sea el deseado, use el cuadro de diálogo Guardar como y elija guardar el archivo en formato XLSB. Este es un formato binario que puede ahorrar una tonelada de espacio en el archivo.

Tiempo de carga y recálculo

Si su principal preocupación con el tamaño del archivo está relacionada con los tiempos de carga y los tiempos de recálculo, entonces el problema no es solo lo que está almacenado en su libro de trabajo. Aún debe trabajar con todos los elementos cubiertos anteriormente en este consejo, pero su libro de trabajo aún puede tardar mucho en cargarse. Esto se debe a que los libros de trabajo se recalculan automáticamente cuando se cargan, y si su libro de trabajo contiene muchos datos o muchas fórmulas complejas, es el nuevo cálculo, no la carga, lo que ralentiza las cosas.

Para minimizar el tiempo de cálculo, querrá revisar algunas cosas.

Comprender la verificación (y la corrección) de estas cosas no afectará demasiado el tamaño del archivo, pero dará como resultado una carga más rápida y un ahorro de tiempo.

Deshágase de las referencias circulares. * La iteración necesaria para resolver las referencias circulares lleva tiempo, y si tiene muchas fórmulas de referencia circular, el tiempo necesario puede sumarse.

Evite las funciones volátiles. * Algunas de las funciones de la hoja de cálculo de Excel se consideran «volátiles», lo que significa que activan un nuevo cálculo cada vez que se cambia cualquier celda de la hoja de cálculo. Estas funciones son ALEATORIA (), AHORA (), HOY (), DESPLAZAMIENTO () e INDIRECTO (). Además, las funciones INFO () y CELL () pueden ser volátiles, dependiendo de los argumentos utilizados con las funciones.

Vuelva a trabajar sus fórmulas para que sean más eficientes. * Esto requiere tiempo, trabajo de detective y conocimiento, pero a menudo puede reescribir sus fórmulas para usar diferentes técnicas que acelerarán el cálculo. (Esta idea es una de las que es mejor aplicar con el tiempo a medida que adquieras el conocimiento necesario o cuando encuentres sugerencias y ajustes que se pueden aplicar en tu situación). Minimiza el uso de fórmulas. Si está utilizando fórmulas para calcular celdas y los valores en los que se basan esas fórmulas nunca se cambian, entonces debería considerar deshacerse de las fórmulas. La forma más fácil de hacer esto es seleccionar todas las celdas, presionar Ctrl + C * y luego usar Pegado especial para pegar valores nuevamente en las celdas.

Deshágase de los enlaces externos a menos que los necesite absolutamente. * Obtención de información de fuentes externas (particularmente fuentes a través de una red)

realmente puede ralentizar los tiempos de carga.

Use PowerPivot y PowerQuery. * Si está usando Excel 2010 o una versión posterior y está usando Excel para procesar grandes cantidades de datos, considere reelaborar sus hojas de trabajo para confiar en las herramientas más recientes de PowerPivot o PowerQuery. Estos han demostrado ser no solo muy potentes, sino también muy rápidos en el procesamiento de grandes cantidades de datos.

Si los tiempos de exclusión aún son bastante largos, es posible que desee considerar desactivar el recálculo automático y solo volver a calcular manualmente cuando esté listo para dedicar el tiempo necesario para hacerlo. Puede desactivar el cálculo automático utilizando las técnicas que se describen en este consejo:

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (6792) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.