Uno de los usos realmente interesantes de la función de validación de datos en Excel es la capacidad de crear una lista desplegable de un solo uso. Esta lista permite a los usuarios seleccionar la celda y luego seleccionar de una lista de valores predefinidos para esa celda. Una vez que el usuario realiza una selección y se mueve a una celda diferente, la flecha de la lista desplegable desaparece.

Comience por crear una lista de los valores que desea que estén disponibles en la lista desplegable. Puede crear esta lista en casi cualquier lugar, pero para fines de diseño, es una buena idea poner la lista en una hoja de trabajo diferente a aquella en la que estará la entrada de datos.

Por ejemplo, digamos que desea una lista de nombres de empleados. En una nueva hoja de trabajo, ingrese los nombres de los empleados de la manera deseada. (Probablemente desee ordenarlos de alguna manera). Seleccione la lista y asígnele un nombre como Empleados. (Para definir un nombre, muestre la pestaña Fórmulas de la cinta y haga clic en Definir nombre en el grupo Nombres definidos). Ahora, de vuelta en la hoja de trabajo principal, siga estos pasos:

  1. Seleccione la celda donde desea que aparezca la lista desplegable.

  2. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, con la pestaña Configuración visible.

  4. Usando la lista desplegable Permitir, elija Lista. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que la casilla de verificación Menú desplegable en la celda esté seleccionada.

  6. En el cuadro Fuente, ingrese = Empleados. (Este es el nombre que le dio anteriormente a la lista de empleados). No olvide el signo igual; es muy importante.

  7. Haga clic en Aceptar.

Ahora, cada vez que alguien seleccione la celda que usó en el paso 1, verá una flecha de lista desplegable a la derecha de la celda. Al hacer clic en la lista, aparece una lista desplegable de todos los empleados. El usuario puede seleccionar a uno de los empleados pero no puede ingresar un nombre diferente. Cuando se mueven a una celda diferente, la lista desplegable desaparece, pero el valor seleccionado permanece visible.

Como nota al margen, si no desea colocar su lista de datos en una hoja de trabajo, puede ingresar las opciones directamente en el cuadro de diálogo Validación de datos. En el paso 6 (el cuadro Fuente), omita el signo igual y simplemente ingrese las opciones. Sepárelos por comas, y esas son las opciones que estarán disponibles para el usuario.

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Este consejo (6191) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Single-Use_Drop-Down_List [Lista desplegable de un solo uso].