Kyle tiene una hoja de trabajo que consta de tres columnas de datos: Número de pieza, Cantidad y Longitud. La longitud se indica en pulgadas, con comillas para indicar que está en pulgadas (por ejemplo, 30 «, 54» o 100 «). Kyle debe ordenar los datos de la longitud más corta a la más larga, pero Excel clasifica las longitudes como texto, tal que 100 «viene antes que 30». Se pregunta si hay una manera de hacer que Excel ordene la información textual como si fueran números, entonces 30 «viene correctamente antes de 100», sin deshacerse de las comillas.

La respuesta corta es que no puede hacerlo, al menos no directamente. Cuando incluye la comilla en la celda, Excel trata la celda completa como texto y la ordena como tal. Y, como Kyle anotó, la cadena de texto 100 «

viene antes de 30 «porque 1 viene antes de 3 en un orden textual.

Sin embargo, hay cosas que puede hacer. Por ejemplo, si usa una fórmula para generar los valores en su columna Longitud, podría modificar la fórmula para que «rellene» las longitudes con ceros, según sea necesario.

Con este enfoque, no tendría longitudes como 30 «, 54» o 100 «, sino que tendría 030 «, 054» y 100 «. Siempre que todas las longitudes utilicen el mismo número de dígitos, la clasificación se realizará correctamente.

También puede agregar una columna de ayuda a la derecha de la Longitud de la columna y, en la columna auxiliar, coloque los valores numéricos de lo que esté en la celda de la izquierda. Por lo tanto, si sus primeros datos están en la celda C2, en la celda D2 (su columna auxiliar), puede ingresar lo siguiente:

=VALUE(SUBSTITUTE(C2,"""",""))

Las cuatro comillas son necesarias como segundo parámetro de la función SUSTITUIR para deshacerse de las comillas i n C2. El resultado es que D2 contiene el valor numérico de lo que haya en la celda C2. Copie la fórmula hacia abajo tanto como sea necesario y luego use la columna D para ordenar. Después de ordenar, incluso puede ocultar la columna D, si lo desea, o hacerla tan estrecha como desee.

Otro enfoque que puede funcionar bien si tiene un número limitado de longitudes es crear una lista personalizada y luego usar esa lista para ordenar. A continuación, le mostramos cómo configurar la lista personalizada para sus longitudes:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (En Excel 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel. En Excel 2010 o versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Si está utilizando Excel 2007, asegúrese de que Popular esté seleccionado a la izquierda del cuadro de diálogo. Si está utilizando Excel 2010 o una versión posterior, haga clic en Avanzado y luego desplácese hacia el final de las opciones hasta que vea el área General.

  3. Haga clic en Editar listas personalizadas. Excel muestra el cuadro de diálogo Listas personalizadas y oculta el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (Ver figura 1)

  4. Seleccione NUEVA LISTA en la lista Listas personalizadas.

  5. En la sección Entradas de la lista del cuadro de diálogo, comience a escribir los elementos de su lista, en el orden en que deberían aparecer. Por ejemplo, si solo tiene 15 longitudes posibles, escriba todas las longitudes, en el orden correcto, asegurándose de incluir la comilla después de cada longitud. Presione Entrar al final de cada longitud que agregue.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Agregar.

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Listas personalizadas. Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

  8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Una vez definida la lista personalizada, puede utilizar el cuadro de diálogo Ordenar y especificar que desea realizar una ordenación personalizada. Elija su nueva lista y eso es lo que utilizará Excel al organizar las filas en la hoja de trabajo. Nuevamente, este enfoque solo funciona realmente si tiene un número limitado de longitudes y sabe de antemano cuáles serán esas longitudes.

Sin embargo, quizás la mejor solución sea eliminar las comillas.

(Sí, lo sé …​ Kyle dijo que no quería deshacerse de ellos, pero tengan paciencia conmigo por un momento). Si todo en la columna Longitud se muestra en pulgadas, entonces puede deshacerse de la cita explícita marcas y cree un formato personalizado que las mostrará. Deshacerse de las comillas es fácil, solo use Buscar y Reemplazar para eliminarlas. (Busque una comilla y reemplácela con nada). Luego, cree el formato personalizado de esta manera:

  1. Seleccione todas las celdas que contienen longitudes. (Puede seleccionar toda la columna, si lo desea).

  2. Muestre la pestaña Inicio de la cinta.

  3. Haga clic en el pequeño icono en la esquina inferior derecha del grupo Número.

Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la pestaña Número seleccionada.

  1. En la lista Categoría, elija Personalizado. El cuadro de diálogo cambia para que pueda ingresar un formato personalizado. (Ver figura 2)

  2. En el cuadro Tipo, ingrese lo siguiente: 0.0 \ «. Haga clic en Aceptar.

Ahora debería ver todas las celdas (seleccionadas en el paso 1) mostradas con la comilla final. Es el formato especificado en el paso 5 que le indica a Excel que incluya las comillas después de cualquier número. También indica a Excel que muestre un dígito después del punto decimal. (Puede modificar el formato para que muestre un número diferente de dígitos, si lo desea. desea que el número sea generalmente visible, luego use este formato personalizado:

#\"

Como con el formato personalizado en el paso 5 de los pasos que se acaban de mostrar, la barra invertida es necesario para que Excel sepa que las comillas son parte del formato personalizado en sí.

Nuevamente, la ruta del formato personalizado funciona muy bien si todo en la columna Longitud se muestra en pulgadas. Si no lo es t todo en pulgadas, puede mover el indicador de dimensión (comillas, apóstrofo, lo que sea) a la columna D y eliminar columna C. Haga la columna D tan estrecha como sea necesario para mostrar el indicador de dimensión, y luego ordene por columna C.

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Este consejo (3917) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.