Tony tiene una pregunta sobre las diferencias entre el almacenamiento de macros en Word y Excel. En Word, las macros se pueden almacenar en la plantilla de un documento y puede adjuntar una plantilla a un documento en particular. Por lo tanto, Tony puede mantener solo una plantilla y editarla para agregar nuevas funciones de automatización a los documentos que pudo haber creado hace años. Tony se pregunta si hay una manera de hacer lo mismo en Excel para que todos sus compañeros de trabajo puedan utilizar las macros almacenadas en una plantilla de Excel en una unidad de red.

La respuesta corta es que no hay forma de hacer lo que está describiendo.

La razón es que existe una diferencia intrínseca entre cómo se utilizan las plantillas en los dos programas. En Word, una plantilla se adjunta activamente a un documento y cada vez que se abre un documento, también se abre la plantilla adjunta a ese documento. Si la plantilla ha cambiado desde la última vez que se abrió el documento (por ejemplo, si la plantilla se actualizó para contener nuevas macros), esos cambios estarán disponibles inmediatamente dentro de ese documento.

En Excel, las plantillas no son así. Es cierto que puede crear plantillas habilitadas para macros (archivos XLTM) y luego crear libros de trabajo basados ​​en esas plantillas. Las macros de la plantilla deberían terminar como parte del libro de trabajo que crea basándose en esa plantilla. Pero eso es todo; no existe un «vínculo activo» entre un documento y una plantilla. Si posteriormente actualiza la plantilla con nuevas macros, los libros de trabajo creados anteriormente en función de esa plantilla no se verán afectados.

Si desea que las macros actualizadas constantemente estén disponibles para sus compañeros de trabajo, hay tres formas de hacerlo en el entorno de Excel.

Primero, puede confiar en el archivo Personal.xlsb. Todas las macros de este libro de trabajo especial están disponibles para el usuario porque se abre siempre que se utiliza Excel. Puede configurar un sistema para actualizar constantemente el libro de trabajo Personal.xlsb en el sistema de cada compañero de trabajo. La desventaja de esto es que es un fastidio actualizar constantemente.

El segundo enfoque es crear un libro especial habilitado para macros en una unidad de red que sea accesible para todos sus compañeros de trabajo. Puede darle un nombre especial, como OurCompanyMacros.xlsm, y usarlo para nada más que almacenar las macros de su empresa. Enseñe a todos sus compañeros de trabajo a abrir este libro de trabajo siempre que usen Excel, y luego tendrán acceso a las macros del libro. Esto es más manejable que el enfoque que se basa en Personal.xlsb porque solo necesita actualizar las macros en un libro de trabajo y luego todos los usuarios pueden acceder a ellas.

El tercer enfoque consiste en crear un complemento de empresa que contenga sus macros. La forma de crear un complemento es demasiado detallada para este consejo, pero puede encontrar información adicional en estos ExcelTips:

https://excelribbon.tips.net/T008528 https://excelribbon.tips.net/T008529

El complemento podría almacenarse en una unidad de red, y luego los usuarios podrían instalar ese complemento en su sistema y usar todas las macros que contiene.

Al instalar un complemento de red, los usuarios tienen automáticamente la opción de copiar el complemento en su unidad local. Si un usuario elige copiar el complemento, eso anulará la capacidad de actualizar el complemento y hará que los compañeros de trabajo tengan acceso a las macros actualizadas. La forma de evitarlo es desarrollar una «comprobación» en sus macros para asegurarse siempre de que el complemento local actual sea la última versión. Si no es así, su macro podría solicitar al usuario que realice cualquier proceso de actualización que pueda desarrollar para asegurarse de que el complemento esté actualizado.

Puede obtener todo lo sofisticado que desee al desarrollar e implementar complementos. Si desea obtener más información sobre los complementos de la que probablemente desea, puede consultar este sitio web de Microsoft:

https://docs.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/excel/

La conclusión es que debido a las diferencias en cómo se conciben e implementan las plantillas en Excel en comparación con Word, puede ser un poco más difícil asegurarse de que los usuarios de libros de trabajo específicos tengan acceso a macros actualizadas para esos libros de trabajo.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (13712) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365.