Ian creó una macro y luego personalizó la cinta con un botón que ejecuta esa macro. (¡Funciona muy bien!) Transfirió el libro de trabajo a Dropbox para que un colega pudiera usarlo. Cuando abrió el libro de trabajo, faltaba el botón que Ian había agregado a la cinta. Se pregunta por qué ocurre esto y cómo puede evitarlo.

La respuesta a esta pregunta depende, en gran parte, de cómo realizó las personalizaciones en su versión de Excel.

Trabajar con la barra de herramientas de acceso rápido

Si sus personalizaciones implicaron simplemente agregar la macro a la barra de herramientas de acceso rápido, esos cambios no se almacenan en un libro de trabajo en particular como lo son las macros; Excel los almacena en lo que se conoce como archivo QAT. La forma de trabajar con un archivo QAT depende de la versión de Excel que esté utilizando. Si lo desea, puede simplemente usar Windows para buscar cualquier archivo que termine en una extensión QAT. Si tanto usted como su colega están usando Excel 2007, simplemente puede copiar el QAT de su sistema al sistema del colega, asegurándose de que sobrescriba cualquier archivo QAT que pueda existir en ese sistema.

Si usa Excel 2010 o posterior y su colega usa la misma versión de Excel que usted, entonces debe seguir estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta.

  2. Haga clic en Opciones. Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

  3. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido. (Ver figura 1)

  4. Haga clic en la lista desplegable Importar / Exportar en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo. Excel muestra dos opciones.

  5. Elija Exportar todas las personalizaciones. Excel muestra el cuadro de diálogo Guardar archivo.

  6. Con los controles del cuadro de diálogo, seleccione una ubicación donde desee guardar el archivo de respaldo.

  7. Clic en Guardar. Excel guarda el archivo de personalización donde especificó en el paso 6.

  8. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

El archivo creado en el paso 7 es su archivo de exportación. Puede copiarlo en Dropbox y el colega puede seguir los mismos pasos que se enumeran anteriormente, con la salvedad de que debe importarlo en el paso 5, asegurándose de que el archivo de exportación sea el que se importe.

Por supuesto, es posible que desee considerar modificar la forma en que realmente realizó los cambios en la barra de herramientas de acceso rápido. Las últimas versiones de Excel le permiten especificar que un cambio de la barra de herramientas de acceso rápido se guarde con un libro de trabajo en particular. Entonces, por ejemplo, puede guardar el cambio con el mismo libro de trabajo que contiene la macro, el mismo libro de trabajo que está guardando en Dropbox y que desea que lo use su colega. Para hacer eso, siga estos pasos generales:

  1. Asegúrese de que la macro de su colega esté almacenada en un nuevo libro de trabajo.

  2. Guarde el libro de trabajo como un libro de trabajo habilitado para macros, como lo haría normalmente.

  3. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (En Excel 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel. En Excel 2010 y versiones posteriores, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  4. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido.

  5. En la esquina superior derecha del cuadro de diálogo, use la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido para elegir el libro de trabajo que contiene su macro. (Este debería ser el libro de trabajo que desea compartir con su colega).

  6. Utilice los controles del cuadro de diálogo para agregar la macro al QAT.

  7. Cierre el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

  8. Guarde el libro de trabajo y compártalo con su colega.

La personalización de QAT ahora solo está activa cuando el libro de trabajo que contiene esa personalización está activo. (La clave es la selección que realizó en el paso 5.

Trabajar con la cinta de opciones

Si sus cambios no se realizaron en realidad en la barra de herramientas de acceso rápido, sino en su lugar , realizado en la propia cinta, lo anterior no será de gran ayuda. En su lugar, deberá seguir una serie de pasos más detallados que implican la transferencia e instalación de lo que se denomina un archivo de OfficeUI. Puede encontrar muchos información detallada sobre la transferencia de este archivo aquí:

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ee704589

Creando un complemento

El problema con cualquiera de las soluciones presentado hasta ahora es que tienen la probabilidad de sobrescribir cualquier personalización que el colega de Ian ya haya configurado para su sistema. En otras palabras, las personalizaciones de Ian no se agregarían a esas personalizaciones; reemplazarían esas personalizaciones. Esto tiene la potencial de hacer que el colega de Ian se ponga de mal humor.

La mejor solución puede ser para Ian para crear un complemento que haga que la macro esté disponible y, al hacerlo, realice cambios en la interfaz del usuario.

Ian tendría que hacer dos cosas:

  • Crear una macro de «apertura automática» que modificaría la interfaz del usuario cuando se abre el libro. Esta macro debería estar en el mismo libro de trabajo que la macro que Ian creó para el colega.

  • Convierta el libro de trabajo en un complemento.

Esto puede parecer un poco exagerado, pero no es tan difícil. (Sinceramente, la macro para modificar la interfaz de usuario puede ser la más difícil, pero ese nivel de dificultad depende de qué tan extensos sean los cambios que desea que realice la macro). Hacer la conversión en un complemento no es tan difícil todas; puedes encontrar detalles aquí:

https://excelribbon.tips.net/T008528

Una vez que el complemento está listo, el colega puede instalar y activar el complemento, independientemente de la versión de Excel que esté usando.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (7790) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365.