En su oficina, Wally es responsable de asegurarse de que las aeronaves se mantengan en un horario establecido según la cantidad de horas que han acumulado en tiempo de vuelo. Utiliza Excel para realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo de vuelo de cada avión. En la celda F1 tiene el «umbral» para cuando debe ocurrir el mantenimiento, como un número de horas. Wally necesita una forma de hacer que la celda que contiene el tiempo total de vuelo de cada avión se vuelva roja una vez que ese total esté dentro de las 5 horas del umbral en F1.

Esto se puede manejar fácilmente con formato condicional, con una condición: las horas de vuelo acumuladas deben almacenarse como valores numéricos, no como valores de fecha u hora.

Puede probar si se cumple esta condición simplemente cambiando el formato de una de las celdas que contienen horas de vuelo acumuladas. Por ejemplo, digamos que la celda D2 muestra 3,5 horas de vuelo acumuladas. Seleccione esa celda y cambie su formato a General. Si la pantalla resultante todavía muestra 3.5, entonces está bien. Si muestra algo diferente, es muy probable que la celda no contenga el número numérico de horas de vuelo. En ese caso, deberá realizar una conversión en el horario para obtener lo que necesita:

=ROUND(MOD(D2,1)*24,2)

Esta fórmula quita la parte del valor que está antes del punto decimal (esta parte representa una fecha y solo nos interesa la hora) y luego la redondea a dos lugares decimales.

Una vez que haya expresado el tiempo de vuelo acumulado como un valor numérico, puede crear la regla de formato condicional que necesita:

  1. Seleccione todas las celdas que contienen horas de vuelo acumuladas.

  2. Asegúrese de que se muestre la pestaña Inicio de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Formato condicional en el grupo Estilos. Excel muestra una paleta de opciones relacionadas con el formato condicional.

  4. Haga clic en Administrar reglas. Excel muestra el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

  5. Haga clic en Nueva regla. Excel muestra el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  6. En el área Seleccionar un tipo de regla en la parte superior del cuadro de diálogo, elija Dar formato solo a las celdas que contienen.

  7. En el área Editar la descripción de la regla, cambie la primera lista desplegable a Valor de celda. (En realidad, puede ser esto por defecto.)

  8. Cambie la segunda lista desplegable a Mayor o igual a.

  9. En el área a la derecha de las listas desplegables ingrese la fórmula «= $ F $ 1-5» (sin las comillas). Tenga en cuenta que debe incluir el signo igual; de lo contrario, Excel no puede darse cuenta de que está ingresando una fórmula.

  10. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  11. Utilice los controles del cuadro de diálogo para indicar cómo desea que aparezcan las horas de vuelo acumuladas si superan 5 menos que el valor umbral.

  12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas. El formato que especificó en el paso 11 ahora debería aparecer en el área de vista previa de la regla.

  13. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Nueva regla de formato desaparece y Excel vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. La regla que acaba de definir aparece en el cuadro de diálogo.

  14. Haga clic en Aceptar. Excel aplica el formato condicional a las celdas que seleccionó en el paso 1.

Si prefiere no utilizar una regla de formato condicional (tal vez ya tenga otras reglas similares en juego), también puede confiar en un formato personalizado para realizar el formateo. En este enfoque, sin embargo, no se basa en lo que hay en la celda F1. En su lugar, debe «cablear» el valor de activación en el formato. Por ejemplo, si su umbral en F1 es 500 horas, entonces su valor de activación sería 495 horas. Siga estos pasos:

  1. Seleccione todas las celdas que contienen horas de vuelo acumuladas.

  2. Haga clic con el botón derecho en el rango para mostrar un menú contextual, en el que debe elegir Formato de celdas. Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  3. Asegúrese de que se muestre la pestaña Número.

  4. En la lista Categoría, elija Personalizado. (Ver figura 1)

  5. En el cuadro Tipo, ingrese «[Rojo] [> = 495] #, 0; [<495] #, 0 ;;» (sin las comillas).

  6. Haga clic en Aceptar.

Ahora, las horas acumuladas que sean inferiores a 495 se mostrarán normalmente y todo lo que supere se mostrará en rojo. Este enfoque tiene algunos beneficios (los formatos personalizados no se estropean como a veces ocurre con el formato condicional), pero significa que si su valor de activación cambia en algún momento en el futuro, deberá modificar el formato personalizado directamente.

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Este consejo (13496) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.