Supongamos que tiene dos libros de trabajo que usa para realizar un seguimiento de las ventas en el mes actual, 2020JuneA.xls y 2020JuneB.xls, y que 2020JuneA.xls contiene enlaces a datos en 2020JuneB.xls. Cuando llegue el momento de copiar los libros de trabajo para el nuevo mes, es posible que se pregunte cuál es la mejor manera de actualizar todos los enlaces en el primer libro de trabajo para que apunten al segundo libro de trabajo para el nuevo mes.

Para preparar libros de trabajo para el nuevo mes, la mayoría de las personas abrirán una carpeta de Windows y copiarán los archivos del libro de trabajo dentro de Windows, ni siquiera en Excel.

Sin embargo, esta es la forma de garantizar que haga el mayor trabajo posible para actualizar los archivos. Una forma más sencilla es omitir Windows y guardar en Excel. Siga estos pasos generales:

  1. Abra 2020JuneA.xls y 2020JuneB.xls en Excel.

  2. Utilice Guardar como para guardar el archivo 2020JuneB.xls con el nombre 2020JulyB.xls.

  3. Utilice Guardar como para guardar el archivo 2020Junexls con el nombre 2020JulyA.xls.

Como parte de guardar 2020JulyB.xls (paso 2), Excel actualiza automáticamente todos los enlaces en 2020JuneA.xls para que apunten al nuevo nombre de archivo. Cuando luego guarda 2020JulyA.xls (paso 3), completa el ciclo y termina con los nuevos libros de trabajo para el nuevo mes, con los archivos del mes anterior aún seguros en el disco.

Si por alguna razón no es posible guardar los archivos con nombres nuevos en Excel (quizás alguien más ya hizo una copia del libro de trabajo para el nuevo mes y realizó cambios en el archivo), entonces deberá recurrir a la edición manual del archivo. Enlaces. Afortunadamente, puede utilizar las funciones de búsqueda y reemplazo de Excel para ayudar en esta tarea:

  1. Abra el archivo 2020JulyA.xls.

  2. Presione Ctrl + H para mostrar la pestaña Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. (Ver figura 1)

  3. En el cuadro Buscar, ingrese la parte raíz del nombre de la hoja de trabajo anterior (2020JuneB).

  4. En el cuadro Reemplazar con, ingrese la parte raíz del nuevo nombre de la hoja de trabajo (2020JulyB).

  5. Haga clic en Reemplazar todo.

Excel revisa toda la hoja de trabajo, incluidos los vínculos, y realiza cambios en el texto correspondiente.

Otro enfoque es tratar con sus archivos mensuales como un todo. En otras palabras, no haga que los nombres de archivo reflejen el mes, pero coloque todos los libros de trabajo del mes en una sola carpeta con el nombre del mes. En este escenario, podría tener una carpeta de junio y luego hacer una copia de toda la carpeta y nombrarla julio. Luego, tendría copias duplicadas de los libros de trabajo en carpetas separadas. Puede trabajar con ellos de forma independiente, siempre que no intente abrir el mismo libro de trabajo de ambos meses al mismo tiempo. (Excel no le permitirá abrir varios libros de trabajo con el mismo nombre).

Si desea flexibilizar su estrategia de vinculación, siempre puede utilizar la función INDIRECTO. Por ejemplo, suponga que su enlace es algo como esto:

=[2020JuneB.xls]Sheet1!B3

Puede poner el nombre del archivo de origen (2020JuneB.xls) en una celda de la hoja de trabajo actual (D5, por ejemplo) y reemplazar la expresión anterior con una como esta:

=INDIRECT("'[" & D5 & "']Sheet1!B3")

Cambiar el contenido de la celda D5 a un nombre de archivo diferente hará que ese archivo sea la nueva fuente de datos. Sin embargo, hay un par de «trampas».

En primer lugar, debe abrir manualmente el archivo que es el destino del enlace; Excel no lo hará por usted como lo haría con un enlace normal.

Además, los nombres de archivo del libro de trabajo que contienen espacios provocarán la aparición de la fórmula INDIRECTA. Si cree que puede tener espacios en sus nombres de archivo, debe cambiar la fórmula a esta:

=INDIRECT("['" & D5 & "]Sheet1'!B3")

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (11027) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Updating_Links_in_Copied_Files [Actualización de enlaces en archivos copiados].