Una de las herramientas proporcionadas con Excel le permite asegurarse de que los datos de su libro de trabajo estén dentro de límites específicos y, por lo tanto, de mayor calidad que los datos no verificados. Esta herramienta se conoce como validación de datos y le permite establecer los límites aplicables a sus datos.

Por ejemplo, supongamos que está creando una hoja de trabajo simple para calcular el valor futuro de una suma y que, para hacerlo, necesita información del usuario (depósito regular, tasa de interés y meses).

Es posible que desee poner límites a la información que se puede utilizar en la hoja de trabajo. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que el usuario siempre ingrese una tasa de interés entre 2.5% y 25%. Siga estos pasos:

  1. Seleccione la celda donde el usuario ingresa la tasa de interés.

  2. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  3. Haga clic en la herramienta Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos. (Ver figura 1)

  4. Utilice la lista desplegable Permitir para especificar qué tipo de número desea permitir. En este caso, elija la opción Decimal, lo que indica que desea que el usuario pueda ingresar un valor decimal. El cuadro de diálogo cambia un poco para que pueda especificar el tipo de datos que se introducirán.

  5. Utilice la lista desplegable Datos para especificar cómo desea que se compare la información ingresada por el usuario en su regla de validación. Puede elegir configuraciones como «entre» y «mayor que». En este caso, debe elegir «entre», ya que desea especificar un rango para la tasa de interés.

  6. Especifique un valor mínimo y máximo aceptable para la celda. En el caso de este ejemplo, el mínimo debe ser .025 (que también se puede ingresar como = 2.5%) y el máximo debe ser .25 (que puede ingresarse como = 25%).

  7. Haga clic en el botón Aceptar.

Efectivamente, ha establecido una regla de validación que dice «acepte cualquier valor decimal que esté entre 2.5% y 25%». Si el usuario intenta agregar información a la celda que está fuera del rango especificado, se le notifica que ha cometido un error y se debe ingresar un valor diferente.

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Este consejo (11494) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Using_Data_Validation [Usando la validación de datos].