El libro de trabajo de Kim se guarda en una unidad de red y varios usuarios acceden a él durante todo el día para actualizar la información. A veces, intenta acceder al libro de trabajo y ya está abierto por otra persona. Excel solía decirle quién tenía el libro abierto para que pudiera ir a ellos y pedirles que lo cerraran. Ahora Excel simplemente dice lo mismo, una persona que nunca cambia lo tiene abierto, incluso cuando es otra persona quien lo tiene abierto. Kim se pregunta por qué estaría sucediendo esto de repente.

Para averiguar por qué sucede esto, es necesario comprender cómo Microsoft maneja el «nombre» de quién tiene un libro abierto en Excel. Cuando abre un libro que nadie más ha abierto, Excel crea un «archivo temporal» que se utiliza para indicar que tiene ese archivo abierto; contiene su nombre de usuario, según lo configurado en Excel.

Cuando alguien más llega e intenta abrir el mismo libro de trabajo, se le muestra su nombre de usuario, tal como está almacenado en ese archivo temporal.

Si ve el mismo nombre una y otra vez, hay dos posibilidades. La posibilidad más probable es que tenga un grupo de personas en la misma red y ninguna de ellas haya configurado sus copias de Excel con sus nombres de usuario únicos. Esto no es tan infrecuente como podría imaginarse; Las suscripciones a Office 365 son conocidas por esto.

Durante la instalación, no se le solicita un nombre de usuario (como en versiones anteriores de Office), por lo que el programa toma un nombre genérico de forma predeterminada.

Si las personas no entran y cambian el nombre, entonces todos tendrán el mismo nombre, y será el mismo nombre que se muestra cuando Excel intenta abrir un libro que otra persona ya tiene abierto.

La solución a este problema, por supuesto, es que todos personalicen su versión de Excel para incluir su nombre de usuario. Siga estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (En Excel 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel. En Excel 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en General. (Si está utilizando Excel 2007, haga clic en la opción Popular en su lugar.) (Consulte la Figura 1.)

  3. Cambie el nombre que se muestra en el campo Nombre de usuario.

  4. Haga clic en Aceptar.

Recuerde que cada persona en la red debe hacer esto. Ahora, cuando comienzan a usar libros de Excel en la red, es el nombre especificado en el paso 3 el que se almacena en el archivo temporal y se muestra a cualquier otra persona que intente abrir el libro.

Antes mencioné que había dos posibilidades. El otro es que, de alguna manera, el archivo temporal asociado con un libro de trabajo en particular no se elimina como debería. (Debería eliminarse automáticamente cuando el usuario original cierre el libro de trabajo). Esto se puede resolver haciendo que todos cierren Excel y luego alguien con privilegios administrativos ingrese y elimine los archivos temporales ubicados.

Eliminar los archivos es fácil, una vez que pueda encontrarlos. Menciono esto porque los archivos están marcados como archivos de sistema ocultos (por Office), y normalmente no son visibles cuando navega por sus diversas carpetas. Puede configurar Windows para que muestre estos tipos de archivos mediante el enlace: / windows-Viendo_Hidden_and_System_Files_in_a_Folder [siguiendo los pasos detallados en este consejo].

Puede saber que un archivo es un archivo de bloqueo por el hecho de que comienza con una tilde y un signo de dólar. Por ejemplo, si está trabajando en el libro MyBook.xlsx, entonces el archivo de bloqueo para ese libro sería ~ $ MyBook.xlsx. Siempre que nadie esté usando MyBook.xlsx, puede eliminar ~ $ MyBook.xlsx sin problemas.

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Este consejo (13566) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365.