Para algunas tablas de datos en Excel, es posible que desee asignar un número de registro a las celdas de una columna en particular. Por ejemplo, es posible que desee números de registro para 20 registros diferentes, que oscilen entre 1 y 20 o entre 100 y 119. Realmente no le importa a Excel qué rango seleccione.

La forma de configurar los números de registro depende de lo que desee hacer más adelante con ellos.

Si desea que los números de registro sean estáticos, es decir, siempre se asignan a un registro en particular y nunca cambian, entonces debe usar la función Autocompletar de Excel para asignar los números. Para hacer esto, simplemente ingrese todos sus datos excepto los números de registro. A continuación, escriba los primeros dos o tres números de registro, selecciónelos y arrastre el controlador de Autocompletar (el cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la selección) para completar el resto de los registros.

Usar este enfoque es rápido y fácil, pero hace que los números de registro sean estáticos. Por ejemplo, si elimina el registro que tiene un número de registro 107, ese número de registro en particular desaparecerá y sus números mostrarán un espacio, saltando de 106 a 108.

Si desea números de registro dinámicos, que cambian a medida que realiza eliminaciones, puede usar una fórmula para calcular los números de registro.

Puede poner el primer número de registro, por ejemplo, en la celda A5, y luego, en la siguiente celda hacia abajo, usaría una fórmula como = A5 + 1 para calcular el nuevo número de registro.

Sin embargo, esto todavía presenta un problema, porque si elimina un registro, todos los números de registro debajo del que eliminó mostrarán un error (#REF!). ¿Por qué? Porque elimina una celda de la que dependía la siguiente celda. Una mejor solución es utilizar una fórmula de número de registro que dependa de la fila en la que se encuentra la fórmula. Por ejemplo, supongamos que su primer registro está en la fila 5. Puede usar esta fórmula para generar un rango de números de registro que comiencen con 100:

=ROW()+95

Ahora, si elimina un registro, los números de registro restantes se reajustarán y no terminará con ningún error.

Si usa este enfoque, querrá asegurarse de no eliminar ninguna fila por encima de esas filas que contienen sus registros, ya que al hacerlo, los números de registro serán incorrectos. Por ejemplo, si usa la fórmula anterior y elimina la fila 3, su primera fila para los registros se convierte en la fila 4, por lo que su primer número de registro se convierte en 99 (recuerde que quería que comenzaran con 100, por lo que ahora esto es incorrecto).

Para evitar este posible error, cambie su primera fórmula (en la celda A5)

a lo siguiente:

=ROWS($A$4:$A5)+98

Tenga en cuenta que esta fórmula no utiliza la función FILAS, sino la función FILAS. La función FILAS devuelve el número de filas en el rango especificado. En este caso, devuelve el valor 2, que se suma a 98, lo que da el número de registro deseado de 100. Además, si elimina cualquier fila antes de la fila 4, su fórmula aún funciona. Puede copiar la fórmula de A5 hacia abajo tanto como sea necesario, y debería terminar con los números de registro adecuados en todas las celdas.

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Este consejo (12402) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Working_with_Record_Numbers [Trabajar con números de registro].