Si está acostumbrado a la presentación de documentos en papel, es posible que le resulte un poco difícil cambiar a la presentación por computadora. Lo primero con lo que debe familiarizarse es el hecho de que ya no puede manejar físicamente la correspondencia. ¡Sin documento físico y sin archivador! Una vez que esté acostumbrado a hacerlo electrónicamente, no querrá volver a la presentación física.

Por dónde empezar. * Para evitar que se creen carpetas en muchos lugares diferentes de la computadora, Windows ofrece Mis documentos, o simplemente Documentos, como el archivador para sus usuarios. Un acceso directo en el escritorio o en el menú de inicio brinda acceso inmediato a todas sus carpetas y archivos.

Nombrar carpetas. * Piense y planifique antes de crear nuevas carpetas. Haga una lista de todos los temas principales que E.G. Capacitación, Reuniones, Proyectos, Personal. Sea lo más específico y descriptivo posible. Cuando no estás en la oficina y alguien más necesita acceder a esos archivos, no quieren pasar horas averiguando qué significan todos tus códigos inteligentes.

Separe los archivos personales de los comerciales. * Nunca mezcle sus carpetas personales con los archivos comerciales. Mantenga separadas las carpetas personales y comerciales. No almacene información personal confidencial en la computadora de la empresa. Si tiene que hacer algo en una carpeta personal, colóquelo en una tarjeta de memoria y copie los archivos en su computadora personal lo antes posible.

Los temas y niveles pueden ayudar. * El siguiente nivel serán los temas de cada carpeta. Su carpeta de formación debe contener los diferentes cursos de formación que ofrece la empresa, fechas programadas para cada curso. Una vez que una carpeta contiene más de 50 carpetas, es hora de dividirla en porciones más pequeñas. La gente es demasiado perezosa para desplazarse hacia abajo, cuando no ven el archivo en la pantalla inmediatamente, asumen que no está allí.

No olvide hacer una copia de seguridad de su sistema. * ¡Su disco duro está dañado y todo su trabajo importante se ha ido! Las copias de seguridad periódicas son de alta prioridad para cualquier usuario de computadora. No realice copias de seguridad en el mismo disco en el que está trabajando, haga copias de seguridad en un CD o DVD en un horario regular. El departamento de TI de las grandes empresas programa automáticamente el tiempo para realizar copias de seguridad del sistema. Es aconsejable que también realice copias de seguridad periódicas para asegurarse de que no se pierdan datos importantes. Guarde las copias de seguridad en un lugar seguro, no en el cajón del escritorio o en su bolso. Debido a que todas sus carpetas se guardan en un solo lugar, las copias de seguridad son fáciles, ya que solo necesita especificar la carpeta Documentos con sus subcarpetas y listo.

Manténgase al día con su sistema. * El mejor sistema de archivo del mundo es inútil a menos que lo mantenga. Guarde los archivos en la carpeta correcta de inmediato para evitar mucha frustración al intentar averiguar dónde deben archivarse los documentos. El tiempo es dinero y el tiempo es precioso.