Hay algo en las oficinas que parece atraer el papeleo. Por alguna razón, simplemente parece que una oficina no es realmente una oficina hasta que hay papeleo esparcido por todos lados. Si bien este puede ser el sello tradicional de una oficina ocupada, definitivamente no es el signo de una bien organizada. Crear una oficina sin desorden es un proyecto que cualquier persona verdaderamente eficiente debería tener en su lista de tareas pendientes. Bueno, deje de posponer ese proyecto y comience hoy mismo. Se sorprenderá de lo mucho que una oficina ordenada puede ayudar realmente a su desempeño laboral.

Reduzca su lectura. * Para comenzar realmente a crear una oficina despejada, primero debe reducir la lectura que tiene que hacer. Si bien es posible que no pueda eliminarlo por completo, al reducir la cantidad de lectura que necesita hacer cada día, puede eliminar una gran cantidad de desorden.

Lo que esto significa es que en lugar de tener que lidiar con muchos papeles sueltos, documentos y otros elementos físicos, intente utilizar el correo electrónico y otras fuentes electrónicas tanto como sea posible.

¿Realmente necesitas imprimir? * La próxima vez que estés a punto de imprimir algo, tómate un momento y piensa si realmente necesitas imprimirlo. Antes de imprimir documentos, correos electrónicos, notas y páginas web innecesariamente, asegúrese de que realmente lo necesita. No solo que lo desee, sino que existe una necesidad física real para ese documento en particular.

Si no lo hay, no lo imprima. La impresión de documentos innecesarios no solo aumentaría la posibilidad de desorden, sino que también desperdiciaría recursos y dinero.

Aférrate a lo que necesitas. * Solo aférrate a las cosas que realmente necesitas. Esto significa que debe crear algún tipo de sistema que pueda ayudarlo a determinar cuánto tiempo debe conservar la última nota de su jefe. Algunos documentos que debe conservar indefinidamente, como los estados financieros, los documentos corporativos o incluso los contratos. Sin embargo, algunos documentos (como cheques anulados, órdenes de compra, estados financieros mensuales, etc.) solo deben guardarse durante tres a seis años.

Deshágase de lo que no necesita. * Otra excelente manera de comenzar a crear una oficina libre de desorden es comenzar a deshacerse de las cosas que no necesita. Si no necesita aferrarse a ese memorando para programar una reunión previa para prepararse para la reunión, deshágase de él. Si tiene equipos que no usa o no necesita, deshágase de ellos.

Por el contrario, si aún necesita ciertos documentos, considere almacenarlos fuera del sitio para liberar su espacio de trabajo actual.