¿Está cansado de mirar alrededor de su oficina y ver nada más que montones de papeles, archivadores desbordados y facturas perdidas?

Si es así, hay algo que puede hacer para ayudar a crear orden en el caos. Todo lo que necesita hacer es dejar de usar papel. Crear una oficina sin papel, aunque es un proceso algo prolongado, no es tan difícil. Todo lo que necesita hacer es usar un poco de creatividad, mostrar un poco de perseverancia y seguir estas pautas.

Toma tiempo. Antes de comenzar a crear una oficina sin papel, primero debe comprender que es un proceso. Como proceso, es algo que llevará tiempo. No es algo que puedas hacer en un solo día. Dependiendo del tamaño de su oficina y del tiempo que le dedique, este es un proyecto que puede llevar hasta un mes o más. Debido a esto, comience con pequeños pasos y complete una parte del proyecto general antes de pasar a la siguiente. Utilice PDF cuando sea posible. Cuando reciba correo, facturas, facturas u otros artículos en papel que deben guardarse, escanéelo en un archivo PDF. Estos archivos conservarán una copia digital del original, eliminando la necesidad de una copia en papel para sus archivos y le permitirán imprimir otra si lo considera necesario. Es mejor convertir el correo a PDF tan pronto como llegue y volver a revisar los archivos lo más que pueda. Volcar el fax. Hay servicios en línea que puede utilizar para enviar y recibir faxes. Esto eliminará la necesidad de imprimir elementos, solo para volver a almacenarlos como PDF. Además, estos servicios le permiten enviar y recibir el fax directamente desde su computadora, aumentando así su eficiencia general. Factura en línea. Si realiza o recibe pagos (como hacen la mayoría de las empresas), ¿por qué no hacer la mayor parte del trabajo en línea posible? Este proceso le ahorra el tiempo de tener que ir al banco, y también puede ayudar a acelerar su proceso de facturación, ayudar a prevenir la pérdida de facturas, etc. Haga una copia de seguridad de todo. Siempre que empiece a trabajar sin papel, debe asegurarse de hacer una copia de seguridad de todo. Si es posible, debe hacer una copia de seguridad de todo a diario. Utilice elementos como discos duros externos, CD, DVD o algún otro proceso para respaldar sus datos. Esto es importante simplemente porque le ayudará a evitar perder todos sus datos en caso de que suceda algo desafortunado.