El archivo digital se parece al archivo en papel en el sentido de que ambos necesitan una atención regular práctica y bien nombrada. De la misma manera que un cajón de archivo puede convertirse en un espacio desorganizado, imposible de encontrar desperdiciado, su sistema de archivo en su computadora puede empeorar aún más. Los siguientes párrafos le ayudarán a organizar su disco duro en una unidad de almacenamiento ordenada, práctica y fácil de vivir. Empiece por familiarizarse con los sistemas de archivo que tiene actualmente. Si da nombres no descriptivos a archivos y carpetas, tendrá que ser muy bueno para recordar cómo llamó a un archivo específico y en qué carpeta lo archivó. Ya sea que utilice un sistema de archivo numérico o alfabético, los nombres de archivo claros son esenciales.

Aquí hay algunas sugerencias para ayudarlo a configurar un sistema lógico, fácil de entender, fácil de administrar y, por lo tanto, un sistema que ahorra tiempo:

Crea una estructura lógica. * Tus «Documentos» o «Mis documentos»

carpeta, es donde la mayoría de los programas de Windows crean sus archivos personales. Le sugerimos que haga un mapa de una estructura para sus necesidades personales o comerciales primero en papel. Decidir las categorías y subcategorías necesarias. Windows 7 indexa automáticamente los archivos y carpetas en la carpeta «Documentos».

Si crea carpetas en otras ubicaciones del disco duro, recuerde que Windows también las indexe. Esto facilita la búsqueda de cualquier documento o carpeta en segundos.

Asignar un nombre a un archivo o carpeta. * Los archivos y carpetas se deben nombrar de acuerdo con el tema, como Clientes nuevos, Personal de ventas, Pedidos nuevos, etc. Esto le permitirá más adelante encontrar fácilmente la carpeta o archivo específico que desea o necesita.

Carpetas de respaldo. * No es recomendable respaldar carpetas en su disco duro ya que el disco puede dañarse y todas sus copias de respaldo se perderán.

Guardar copias de seguridad en un palo tampoco es una buena idea, ya que el palo se puede perder o dañar fácilmente mientras lo lleva en una bolsa. Las copias de seguridad deben almacenarse en un disco CD-Rom o DVD y guardarse en un lugar seguro. No hay ninguna razón para colocar discos de respaldo en el cajón de su escritorio o en un estante abierto.

En conclusión, si desea crear un sistema de archivo digital viable y fácil de usar, siga la estructura lógica de Windows 7. Utilice el sistema de biblioteca de Windows 7 para indexar todos sus archivos para facilitar el acceso y asegúrese de tener sus carpetas y archivos Lógicamente nombrado. Nunca olvide hacer una copia de seguridad de todos sus documentos, archivos y carpetas para que incluso si hay un problema con la computadora, aún pueda acceder a los archivos.

Disfrute de su sistema de archivo digital.