Si está buscando una manera de reducir el costo de sus materiales y crear un poco más de eficiencia en la oficina, los sistemas de archivo electrónicos son una excelente manera de comenzar a hacerlo. Sin embargo, para aprovechar al máximo su sistema de archivo electrónico, debe prestar atención a algunas pautas. Mientras mira estas pautas, tenga en cuenta que, de hecho, son solo pautas y, como tales, deben modificarse para adaptarse a las necesidades únicas que enfrenta.

¿Quién usa la presentación electrónica? La presentación electrónica es popular entre muchas empresas y gobiernos diferentes. Por ejemplo, muchos gobiernos permiten que los contribuyentes a la renta registren su información en línea, ya que les ahorra tiempo y costos. Los abogados tienen acceso en línea a bases de datos de casos, enmiendas y cambios a las leyes, así como comunicación entre oficinas de la misma firma en diferentes ciudades. Las grandes empresas con oficinas en el mismo edificio o diferentes sucursales pueden acceder a archivos compartidos en una red.

Los bibliotecarios encuentran que el archivo electrónico es más preciso, ya que pueden controlar los libros sobresalientes y las nuevas adiciones a la biblioteca. Los empleados que comparten información ahorran tiempo, ya que los usuarios ya no necesitan buscar en muchos documentos en papel irrelevantes que deben devolverse físicamente a los estantes y archivadores.

Cómo crear un archivador electrónico

  1. Invierta en un buen escáner que le permita convertir documentos físicos en archivos electrónicos.

  2. Reúna todos los recibos y cualquier otro artículo que deba estar en un archivador. Separe estos elementos en pilas para saber qué elementos necesita escanear y guardar en su sistema de archivo electrónico. Piense en cómo crearía físicamente un sistema de archivo al separar sus documentos.

Esto le ahorrará tiempo y frustración cuando cree el sistema de archivo.

  1. 3. Decida el tipo de sistema que va a utilizar. ¿Sus archivos estarán en orden alfabético o numérico? Recuerde que la coherencia es esencial para que un sistema de archivo sea fácil de usar y de mantener.

  2. Cree una nueva carpeta con un nombre lógico. Los códigos como nombres de archivos pueden resultar confusos si no hay pistas sobre su contenido.

  3. 5. Cree subcarpetas de la misma forma. Un sistema de archivo construido de manera lógica ahorra tiempo y frustración.

  4. 6. Las copias de seguridad periódicas son esenciales para evitar la pérdida de información. Compre un disco duro externo para este propósito y guárdelo en una caja fuerte a prueba de fuego.

Se debe prestar especial atención a la seguridad contra fallas de la computadora y acceso no autorizado. Cuando se accede a los archivos desde diferentes secciones de la empresa, se debe tener cuidado en la asignación de derechos de acceso con respecto a los registros de personal, los estados financieros y los informes, así como otra información confidencial.