Archivo de correo electrónico
Ya sea que sea un ejecutivo, un asistente de ejecutivo o simplemente un ciudadano medio, el correo electrónico es una realidad. Con la cantidad cada vez mayor de correos electrónicos que recibimos cada día y de los que dependemos para poder funcionar en nuestros trabajos, se está convirtiendo en una necesidad tener algún tipo de sistema de archivo. Al igual que con cualquier sistema de archivo en papel, el archivo de correo electrónico es en gran medida una cuestión de gusto personal. Aquí hay un par de ideas que podrán ayudarlo con su bandeja de entrada desordenada.
En el programa de correo electrónico:
En su programa de correo electrónico (ya sea Microsoft Outlook o alguna otra aplicación), debe comenzar en la sección Carpetas de archivos. Cuando haya encontrado esa sección, cree un archivo específico para el elemento que desea guardar. Etiquete este archivo con el nombre del remitente o, si recibirá una gran cantidad de correos electrónicos sobre un tema en particular, etiquete el archivo con el nombre de ese tema. Cuando termine con el correo electrónico, simplemente guárdelo en ese archivo. Es extremadamente fácil ordenar el archivo y encontrarlo. Incluso puede utilizar la herramienta de búsqueda para buscar frases específicas, etc.
Con este método, incluso si tiene un par de cientos de correos electrónicos diferentes en cada archivo, podrá encontrar todo lo que necesite en cuestión de momentos. Un ejemplo de esta jerarquía, si trabajaba en un bufete de abogados, puede verse así (pasando de lo más amplio a lo específico):
Decretos de divorcio — 2012 James, Nathan — Termostato de facturas de divorcio Acme Furnace * James, Nathan
En la sección «Mis documentos»:
Puede lograr lo mismo en la sección «Mis documentos» de su computadora que en su sistema de correo electrónico. Todo lo que necesita hacer realmente es guardar la información pertinente, usando archivos principales, y luego nombrar las carpetas en ellos para reconocerlas fácilmente. Un ejemplo de esto, yendo del más amplio al más específico, se vería así:
2012 — Facturas Acme Furnace Company * Nuevo termostato
O así:
Decretos de divorcio de 2012 James, Nathan — Tribunal de circuito * Decreto de divorcio — Nathan v. Jones
Al usar estos métodos, estará literalmente usando su computadora y el sistema de correo electrónico como un archivador, haciendo que la recuperación de información sea extremadamente fácil. Sin embargo, tenga en cuenta que es más fácil ordenar su correo electrónico por tema, así que una vez que comience, continúe hasta que haya terminado.
Detenerse y volver a él más tarde simplemente hará que sea más difícil y confuso para usted encontrar la información que necesita más adelante.