Los servicios de archivo son una industria de nicho que puede ayudar a proporcionar un servicio vital para casi todas las empresas imaginables. Entre la variedad de servicios que pueden proporcionar, estos servicios pueden ingresar y crear un servicio de archivo completo en el sitio para su negocio, almacenar documentos antiguos, desechar documentos antiguos y muchos otros tipos de servicios.

Dado que existe una variedad tan amplia de diferentes servicios que están disponibles a través de estas empresas, el problema radica en tomar una decisión sobre cuál utilizar. Aquí hay algunos temas que debe tener en cuenta al decidir sobre un servicio de archivo para su empresa. Cada uno de estos temas se centrará en un aspecto diferente de la industria que debe considerar y tener en cuenta al entrevistar al servicio.

Comunicación. * Al entrevistar a su posible servicio de archivo, tenga en cuenta lo fácil que es ponerse en contacto con ese servicio. ¿Tienen personal de servicio las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana, con el que puede ponerse en contacto si tiene alguna pregunta? ¿Qué tan accesible será su representante de servicio? ¿Qué posibilidades hay de que el representante de la empresa se comunique con usted si hay algún problema por su parte?

Opciones. * ¿Cuáles son las diferentes opciones que ofrece esta empresa?

¿Vendrán a su sitio y realmente ayudarán a organizar su sistema de archivo? ¿Ofrecen la posibilidad de almacenar sus documentos en una ubicación física? ¿Le proporcionan una manera de acceder a sus archivos digitalmente? ¿Cuánto tiempo le guardarán sus documentos? ¿Ofrece el servicio un medio para destruir de forma segura y confidencial cualquier documento que ya no sea necesario?

Reputación. * ¿Cuál es la reputación de la empresa que está considerando utilizar? Llame a algunos de sus clientes si esa información es pública y pregúnteles qué piensan. Además, consulte con su Better Business Bureau local para ver si hay alguna queja, y qué tipo de quejas tienen, contra la empresa.

Instalaciones. * ¿Tiene la empresa una instalación centralizada que utilizan? ¿O convierten todos los documentos a un formato digital? Si convierten todos los documentos a un formato digital, ¿qué hacen con los originales? Si hay una instalación centralizada, ¿es a la que puede acceder cuando lo necesite?

Seguridad. * ¿Qué tipo de características de seguridad ofrece la empresa?

Después de todo, estos son sus papeles y documentos de los que estamos hablando.

Costo. * ¿Cuál será el costo general del servicio? ¿Facturan mensual o anualmente? ¿Vale la pena el costo de los servicios ofrecidos?