¿Tiene un negocio en crecimiento que necesita mucha ayuda con la presentación? Quizás tiene un pasatiempo que ha crecido más allá de sus expectativas y necesita un poco de ayuda para organizarse nuevamente. No importa cuál sea su necesidad o propósito, elegir el tipo correcto de software de archivo puede ayudarlo enormemente. Sin embargo, antes de salir y comprar el primer tipo de software con el que se encuentre, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.

¿Qué espera del software de archivo? * La mayoría de las personas, cuando escuchan por primera vez el término «software de archivo», tienden a pensar en algo que se utiliza en una gran biblioteca, o quizás en uno de esos grandes servicios legales en línea.

Si bien es cierto que cada uno de estos son de hecho un tipo de software de archivo, hay más que estos disponibles. Tenga en cuenta que su empresa en realidad dictará el tipo de software que terminará eligiendo. Además, tenga en cuenta que, si bien el software de archivo puede ser una herramienta poderosa, sigue siendo solo eso: una herramienta. No puede hacer todo el trabajo por sí solo y requerirá que usted haga un poco de trabajo y mantenimiento para que siga funcionando.

Debe ser visual y fácil de usar. * Los programas fáciles de usar generalmente pueden garantizar resultados más precisos al completar los datos rápidamente.

El software también debería tener una sensación algo intuitiva para que no requiera una gran cantidad de entrenamiento extenso para su uso, incluso mínimamente.

El software que elija también debe ser compatible con el programa que utiliza su contable. * Es posible enviar y recibir archivos electrónicamente desde y hacia el contable. Invertir en software financiero compatible o el mismo que el contable puede ahorrar tiempo y dinero, ya que no es necesario volver a introducir los datos en su programa de software. Los datos se pueden presentar en CD o en transferencia de archivos si está en el mismo sistema de red. Una tarjeta de memoria no es lo suficientemente segura, ya que puede dañarse más fácilmente que un CD durante el transporte.

Idealmente, el software de archivo también debería ser versátil. * Esto significa que debería poder manejar cosas como facturas, extractos, recibos y albaranes de entrega. La información del papel debe escribirse o escanearse en el sistema; lo ideal es que el software pueda hacer ambas cosas.

Sin embargo, tenga en cuenta que a menudo la precisión de la información escaneada dependerá de la calidad del documento físico.

Como puede ver, hay bastantes cosas en las que pensar al considerar qué tipo de software de archivo utilizar. Sin embargo, recuerde que estas son solo pautas y que solo hay una regla real que debe recordar realmente. Esa regla es: «Si funciona, úselo». Un sistema que tiene un historial probado de funcionamiento es exactamente el que desea y el que le resultará más beneficioso a largo plazo.