Ya sea que esté en la oficina, la escuela o en casa, necesitará presentar documentos, estados de cuenta, cuentas y otros elementos en algún momento de su vida. A menudo, esta habilidad entrará en juego varias veces al día. Como tal, realmente no se puede enfatizar lo importante que puede ser encontrar soluciones de archivo viables. De hecho, siempre es una buena idea poder encontrar varias soluciones de archivo diferentes para cualquier problema dado.

De esta manera, tiene la flexibilidad que a menudo se necesita para crecer y expandirse en el lugar de trabajo, además de encontrar espacio adicional en el hogar.

Si es nuevo en los sistemas de archivo, aquí hay una lista de los tipos más comunes, así como una breve descripción de cómo se utilizan.

Alfabético*. El mismo sistema que se utiliza para los directorios telefónicos. Si tiene una base de datos de archivo grande, deberá permitir que el programa haga la clasificación, ya que puede resultar tedioso si necesita organizarse según diferentes criterios, como nombre, fecha de nacimiento, ocupación, etc.

Archivo numérico. * Acelera la búsqueda de un archivo. Sin embargo, tenga cuidado, si no tiene el número de archivo correcto, puede llevar más tiempo encontrar el archivo almacenado en un segundo criterio. En el lado positivo, garantiza un grado de confidencialidad, ya que solo puede ver el nombre del propietario del registro una vez que se abre el archivo.

Geográfico. * Ordena sus archivos por país, ciudad, código postal, etc. Esto es ideal para agencias de viajes.

Asunto. * Depende de cuántos temas y subtemas tengas.

Demasiados temas puede tomar más tiempo para localizar si no está completamente al tanto de los diferentes departamentos y subdepartamentos del negocio. Este es un sistema difícil de crear y mantener, ya que los temas deben ser descriptivos si desea encontrar un archivo rápidamente.

Cronológico*. Está ordenado por fecha y es ideal para estados de cuenta, control de pedidos y entregas, etc. No recomendado para archivos de clientes.

Codificación de color*. Es popular para identificar grupos de archivos de inmediato. Rojo para alta prioridad, verde para clientes habituales, azul para archivos pendientes, etc. Asegúrese de usar la impresora correcta si está utilizando esta solución de archivo en particular. La razón de esto es bastante simple, ya que la impresión en color suele ser bastante cara. Si usa solo unos pocos colores de manera inteligente, puede ahorrar dinero y tinta de impresora. Tenga en cuenta que, si bien las impresoras de inyección de tinta son más baratas, tienen más tinta (y, por lo tanto, son más caras a largo plazo). Por el contrario, las impresoras láser son más caras al principio, pero requieren menos tinta y, por lo tanto, harán que lo que use dure más.