Quizás uno de los aspectos más importantes del almacenamiento de archivos es poder decidir el tipo correcto de carpetas o medios de almacenamiento a utilizar. Para facilitar un poco esa tarea, aquí hay información sobre la variedad de opciones de almacenamiento de archivos que tiene disponibles. A medida que lee, notará que hay un nombre o tipo de medio de almacenamiento de archivo en la lista, después de lo cual encontrará una breve descripción sobre ese medio.

Archivos plegados. * La carpeta de archivos plegados común no necesita una presentación real. Lo que es realmente especial acerca de este tipo de almacenamiento de archivos es que puede, y debe, etiquetarse inmediatamente para acceder fácilmente al contenido correcto. Se puede etiquetar directamente en la pestaña con un bolígrafo o un lápiz. Las rotuladoras electrónicas están disponibles para hacer etiquetas sin esfuerzo.

Carpetas colgantes. * Una carpeta colgante con ganchos en las cuatro esquinas, que se desliza sobre un riel, se usa para archivar una o más carpetas manila.

Las hojas sueltas rara vez se colocan directamente en carpetas colgantes. Cuando se necesitan documentos de la carpeta, las carpetas de manila se eliminan de la carpeta colgante. La carpeta colgante se deja en su lugar sobre los rieles.

Carpetas de presentación. Las carpetas de presentación * a menudo las llevan agentes o empresarios que comercializan sus productos o servicios. La portada de la carpeta suele estar decorada con fotografías del producto descrito en el interior donde el producto se enfatiza con más fotografías e imágenes.

Carpetas de anillas. Las carpetas de anillas * son carpetas en las que se pueden sujetar trozos de papel perforados mediante abrazaderas que atraviesan los orificios del papel. Estos retenedores suelen tener un resorte y pueden tener sistemas de cierre adicionales. Vienen en diferentes tamaños, pero también se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades especiales. La mayoría de las empresas utilizan un sistema de dos a cuatro orificios para guardar hojas A4. Algunas carpetas de vinilo tienen un bolsillo transparente en el exterior para las portadas, y muchas tienen bolsillos en la cubierta interior para papeles sueltos, tarjetas de visita, discos compactos, etc.

Organizadores de escritorio. Los organizadores de escritorio * están hechos de materiales como madera, cromo, alambre o plástico. Sea creativo y convierta los desechos reciclados en organizadores de escritorio únicos. Corte las tapas de las botellas de plástico. Usa pegatinas decorativas o pinturas de colores para decorar la botella. Los puntos de plástico en la parte inferior son ideales para mantenerlo en pie. Coloque arena o piedras con collar en la parte inferior, coloque un divisor arriba y úselo para portalápices, sujetapapeles o cualquier otra cosa que tenga tirado o parado en su escritorio. Su escritorio es el único «espacio de archivo» que realmente puede personalizar para que vaya junto con su personalidad.