Aunque existen todo tipo de registros, y pueden venir en una variedad de formatos diferentes, habrá algunas reglas generales que se aplicarán a todos y cada uno de ellos. Como tal, es importante que se tome el tiempo para decidir el sistema de archivo que mejor se adapte a sus necesidades, antes de comenzar a organizar sus registros. Aquí hay algunas descripciones breves sobre los diferentes tipos de sistemas de archivo entre los que puede elegir, y una definición rápida de cada uno.

Alfabético*. Organiza nombres o materias por letras del alfabeto.

Alfanumérico*. Almacena archivos en orden alfabético y numérico.

Archivado según temas. * Se utilizan para una pequeña cantidad de archivos. Numerosos temas pronto plantearán problemas ya que será necesario un sistema de índices para encontrar archivos.

Sistemas geográficos. * Puede usar un país como carpeta de nivel superior, una ciudad para la primera subcategoría y hoteles como el tercer grupo en la jerarquía.

Clasificaciones numéricas. * Utilice números para organizar archivos. Los sistemas numéricos directos numeran los archivos de forma consecutiva en secuencia. Aunque los sistemas de archivo numérico directo son fáciles de usar y expandir, pueden causar problemas ya que el usuario necesitará saber el número exacto del archivo que desea recuperar.

Sistemas cronológicos. * Organizar archivos por fecha. La correspondencia se organiza comúnmente usando un sistema cronológico. Por ejemplo, un archivo llamado «nancy20100522» da el nombre de la persona y la fecha de la correspondencia. Dicho archivo podría archivarse en una subcarpeta llamada cliente_pagos.

Pero, ¿cómo determinar qué sistema es el adecuado para su oficina? Para determinar qué sistema es el adecuado para los registros de una oficina, se deben responder cuatro preguntas. Estas preguntas se enumeran a continuación, así como una breve explicación de la pregunta. La respuesta a cada pregunta dependerá de usted.

¿Cómo se utilizan o recuperan los registros? * Los tipos de registros y el método habitual de recuperación pueden determinar el sistema de archivo.

¿Cuántos registros tiene? * Si hay registros limitados, generalmente puede usar un sistema de archivo alfabético. Los grandes volúmenes de registros suelen requerir sistemas numéricos o alfanuméricos.

¿Qué tan grande es la oficina o agencia? * Las agencias grandes, especialmente aquellas con múltiples sucursales, pueden usar un sistema de archivo central alfanumérico para asegurar prácticas de archivo consistentes en toda la agencia.

Las agencias más grandes tienen más personas archivando y recuperando registros, lo que significa que será necesario un sistema lógico y constante para una recuperación rápida y fácil.

¿Quién usa los registros? * Las necesidades de las personas que archivan y recuperan registros deben tenerse en cuenta al elegir un sistema de archivo. Junto con este requisito, los archivos deben tener un nombre lógico para evitar confusiones.