Si bien el correo de voz y los contestadores automáticos son agradables, muchas veces nos enfrentamos a la responsabilidad de tomar un mensaje y tener que entregarlo nosotros mismos. A menudo, cuando esto sucede, creemos que vamos a poder recordar todo sin ningún problema y hacer llegar el mensaje adecuado a la persona adecuada sin demora. Bueno, como puede decirle cualquier niño que alguna vez haya jugado al juego del «teléfono», lamentablemente este no es el caso.

¿Qué puede hacer una persona para asegurarse de haber anotado toda la información importante en un mensaje, de que llega a la persona adecuada, mientras se asegura de que la información no se pierda? Afortunadamente, la respuesta a esta pregunta es simple y se puede aplicar por igual a un entorno personal o empresarial. Esa respuesta es mediante el uso de almohadillas de mensajes.

Los blocs de mensajes se pueden comprar en cualquier tienda de suministros de oficina y son relativamente económicos. Sin embargo, cuando elija el panel de mensajes que va a utilizar, solo hay algunas características que querrá tener en cuenta y asegúrese de que su bloc de notas lo tenga cuando tome la decisión final. Entonces, cuando elija su panel de mensajes, simplemente use esta simple lista de verificación y tendrá todos los conceptos básicos cubiertos y, por lo tanto, estará en camino de tener un sistema de entrega de mensajes bien organizado. Estos pueden parecer un poco simplistas, pero tenga en cuenta que son los básicos.

Mensaje para. * Obviamente, necesitará algo que indique para quién es el mensaje. Cuando esté tomando el mensaje, tendrá que asegurarse de saber quién es para entregar el mensaje, de lo contrario, hará que todo el proceso de entrega del mensaje sea un poco difícil.

Mensaje de. * Una de las partes más básicas de la toma de mensajes, es mejor que esté en la libreta, de lo contrario, no tiene mucho sentido tomar el mensaje. Esta es información necesaria que permitirá al destinatario del mensaje devolver la llamada o realizar otras acciones que puedan ser necesarias.

Mensaje. * Esta será la parte principal de la nota; no tiene que ser extremadamente detallado o excepcionalmente largo, pero sí tiene que cubrir los puntos principales de lo que la persona que llama quiere transmitir. Por lo tanto, debe asegurarse de que su bloc tenga al menos un área para escribir esto.

Fecha / Hora. * El panel de mensajes debe tener un área que le permita escribir la fecha y la hora en que entró la llamada. De esta forma, el destinatario del mensaje sabrá exactamente cuándo y a qué hora recibió la llamada telefónica. .

Acción a tomar. * Esta es una parte bastante simple del panel de mensajes que puede permitir a la persona que recibe el mensaje saber qué se espera de ella. Esto permitirá al destinatario saber si se espera que devuelva la llamada o si alguna otra