Organizar documentos, aunque es una tarea bastante fácil, es algo que llevará algún tiempo. Por lo tanto, antes de comenzar, asegúrese de reservar el tiempo suficiente para poder hacer el trabajo correctamente. Siga estas sencillas instrucciones paso a paso y no tendrá problemas para volver a controlar sus documentos arrasadores.

  1. Reunir. Comience a organizar reuniendo todos los documentos, papeles y cartas que pueda necesitar organizados en un solo lugar. Después de todo, será mucho más fácil organizar sus documentos si están todos en una habitación donde los tenga a mano. Una vez que tenga su documentación junta, obtenga un bote de basura o algunas bolsas de basura para que pueda desechar cualquier papeleo que ya no necesite.

  2. Separar. Revise todos sus documentos y sepárelos en distintas pilas y agrupaciones para archivarlos posteriormente. Para los documentos comerciales, es bueno mantener cosas como las declaraciones de impuestos separadas de las facturas mensuales, la nómina, etc. La documentación familiar se puede dividir en diferentes pilas según la persona y la importancia de la documentación. Un ejemplo de esto sería tener todos sus certificados de nacimiento en una pila, pasaportes en otra y cartas que desea conservar en otra. Si bien estas son solo sugerencias, la mejor manera de separar el papeleo es usar el método que tenga más sentido para usted.

  3. Descarte. A medida que revisa sus documentos, preste especial atención a lo que pueda resultar superfluo o innecesario. Todo lo que no necesite debe desecharse. Si tiene uno a mano, debe usar una trituradora para deshacerse adecuadamente de cualquier información confidencial, como declaraciones de impuestos que tengan más de siete años o licencias de conducir vencidas.

  4. Sistema. Es hora de comenzar a implementar su sistema. Hay todo tipo de sistemas de archivo diferentes entre los que puede elegir. Una de las cosas que absolutamente necesita tener es un archivador para almacenar sus documentos. Algunos ejemplos de sistemas que puede utilizar para organizar sus documentos serían ordenar todo alfabéticamente por tema, o por persona, o incluso cronológicamente. Una recomendación importante es almacenar todos los documentos vitales (como certificados de nacimiento, escrituras o pasaportes) en una caja fuerte o caja fuerte a prueba de fuego.

  5. Mantener. Una vez que haya iniciado su sistema de organización, debe mantenerlo. Si no lo hace, tendrá que repetir el proceso nuevamente en unos meses.