¿Alguna vez has notado cómo el correo electrónico se ha convertido en una bendición mixta?

Si bien el correo electrónico puede ser de gran ayuda tanto para la empresa como para la familia, también puede convertirse rápidamente en un desastre abrumador que parece imposible de controlar. Organizar el correo electrónico es una de las mejores formas de controlar esta caótica bendición mixta. Sorprendentemente, es realmente fácil de hacer, todo lo que necesita hacer es seguir estas simples pautas y tendrá un sistema de correo electrónico que funciona sin problemas y completamente organizado.

Empiece de inmediato. * El mayor problema con la organización del correo electrónico es que todo el mundo siempre dice «Lo abordaré más tarde». Si bien es completamente comprensible, esto es quizás lo peor que puede hacer, ya que el correo electrónico simplemente continuará acumulándose en su bandeja de entrada mientras espera para «recibir una ronda». Si comienza a organizar su correo electrónico de inmediato, o al menos tan pronto como decida que lo necesita, reducirá la cantidad de trabajo que tendrá que hacer más adelante.

Cree buzones o carpetas separados. * Independientemente del tipo de sistema de correo electrónico que utilice (podría ser _Outlook, G-Mail, _ o _Y-Mail! _), Tendrá un medio para que pueda crear buzones o carpetas en las que puede separar su correo electrónico. Una forma de ver esto es pensar en su cuenta de correo electrónico como un archivador con cajones separados. Etiquete los cajones separados con nombres como Trabajo, Personal o Legal. Dentro de cada uno de estos «cajones» puede crear archivos separados, que puede seguir desglosando para que sean tan específicos como desee.

Cree reglas. * Independientemente del tipo de sistema de correo electrónico que utilice, podrá crear reglas de clasificación automática. Estas clasificaciones automáticas reciben nombres como «reglas» o «filtros», según el sistema que esté utilizando, y pueden ser de gran ayuda para organizar su correo electrónico. Al crear una regla simple, puede hacer que su sistema de correo electrónico envíe automáticamente un correo electrónico al archivo adecuado para usted, dejando todo organizado correctamente.

Mantenga y actualice sus métodos. * Todo cambia con el tiempo y su sistema de correo electrónico no es diferente. Esto significa que debe tomarse el tiempo para mantener y actualizar cualquier método que haya implementado. En promedio, una vez al mes generalmente será todo el tiempo que necesita para mantener su sistema actualizado. Revise su sistema y vea si todavía está usando reglas particulares, si todavía necesita ciertos correos electrónicos, etc. Si no lo hace, archive esas reglas o correos electrónicos.