A menudo, la gente piensa que organizar archivos en papel es una tarea que hay que temer. Después de todo, ¿quién realmente quiere estar encerrado clasificando papeles viejos y aburridos que realmente ya no necesitas? Es decir, hasta el día en que necesitan encontrar el certificado de nacimiento de Junior y no pueden recordar el último lugar donde lo vieron. Bueno, en lugar de esperar hasta el último minuto, estresarse y entrar en pánico porque no puede encontrar exactamente lo que está buscando de inmediato, tómese un tiempo para organizar sus archivos en papel. Descubrirás que es sorprendentemente fácil.

Reserve tiempo. * La organización de los archivos en papel llevará algún tiempo. De hecho, a menudo llevará mucho tiempo. Para asegurarse de hacer bien el trabajo la primera vez y de no perder nada, asegúrese de reservar varias horas un fin de semana, o incluso todo el fin de semana, en el que no haga nada más que organizar. De esta manera, no será tan probable que tenga que detener lo que está haciendo y perder el hilo de sus pensamientos y olvidar dónde puso esa licencia de matrimonio.

Obtenga los suministros adecuados. * Uno de los elementos clave para organizar los archivos en papel es tener los suministros adecuados. En este caso, esto generalmente significará cosas como carpetas, grapas, clips, etiquetas y algún tipo de dispositivo de almacenamiento como un archivador. Cada vez más, hacer una copia digital de sus archivos en papel es cada vez más popular, aunque solo sea por la facilidad de acceso y el tamaño. Si está pensando en hacerlo, también necesitará una computadora y un escáner.

Cree un sistema. * Organizar sus archivos en papel significa que necesita crear un sistema de archivo. Si bien a todos les puede gustar que su sistema sea utilizable por todos los demás, en realidad solo hay una persona que realmente necesita saber cómo usarlo, y ese es usted. Cualquiera que sea el sistema que elija, siempre que sepa cómo usarlo, funcionará bien. Una idea es crear una carpeta de «temas» grande, con carpetas de «subtemas» más pequeñas incluidas en su interior. Por ejemplo, puede crear una carpeta o un estante en un gabinete de almacenamiento que diga Información financiera y carpetas más pequeñas desglosadas por miembros de su familia, y más aún por año y mes.

Mantenga el sistema. * Una vez que haya ordenado toda su información e implementado el sistema que ha desarrollado, debe mantenerlo. Sin el mantenimiento adecuado, correrá el riesgo de perder sus archivos en papel y, al menos, de tener un lío que debe reorganizarse. Ahórrese la molestia a largo plazo haciendo el trabajo sobre la marcha.