La organización de los recibos es una herramienta importante no solo para comprender las finanzas de la oficina, sino para todo el trabajo financiero en general. Después de todo, ¿qué mejor manera de saber a dónde va su dinero? Sin embargo, si no se toma el tiempo para sentarse y organizar sus recibos, tendrá un gran lío tanto financiera como físicamente. Para obtener el mejor efecto posible de sus recibos, debe comenzar a organizar los recibos de dos formas distintas. La primera forma es instituir un sistema de papel físico; el segundo es mediante el uso de un sistema electrónico. Estos dos sistemas se detallan aquí.

Sistema de papel.

Comience a organizar sus recibos instituyendo un sistema de archivos colgantes. Obtenga tres carpetas colgantes y etiquételas como Mes actual, Mes pasado y Archivos. Al lado de cada una de estas carpetas grandes, coloque algunas más pequeñas que pueda etiquetar según la categoría. Por ejemplo, puede tener temas para Comida, Gas, Vivienda, Entretenimiento, etc. Cuando llegue a casa, coloque cada recibo en su archivo correspondiente. Cuando ingrese los datos de los recibos en su sistema electrónico, coloque una pequeña marca de verificación para no confundirse.

Al menos una vez al mes, normalmente cuando empiece a planificar el presupuesto del mes siguiente, introduzca los datos de los recibos en su sistema electrónico.

Una vez que haya equilibrado su talonario de cheques, así como planificado el presupuesto del próximo mes, simplemente mueva su carpeta del Mes actual a la ubicación: Último mes, y luego la carpeta anterior del Último mes se puede guardar en archivos. Conserve las carpetas de Archivos y utilícelas para ayudarlo con sus impuestos. Si tiene alguna pregunta sobre algún gasto, de esta manera puede consultar el recibo físico y obtener alguna aclaración.

Sistema electrónico.

Los programas de computadora como Excel y Quicken son cosas maravillosas para usar en un sistema de organización de recibos electrónicos. Por lo general, querrá configurar su sistema electrónico de manera que pueda realizar un seguimiento de sus gastos y recibos. Por ejemplo, debe separar sus gastos en tres secciones y también crear otra sección para sus ingresos. Las tres secciones de gastos deben configurarse con los encabezados de fijo, variable y semivariable.

En las tres secciones debe ingresar la información pertinente a cada categoría. Por ejemplo, puede ingresar los pagos de la hipoteca y los pagos del automóvil en la sección Fijo; los costos de alimentos y gasolina irán a la sección Variable; elementos como facturas de teléfono y facturas de electricidad, que pueden cambiar de un mes a otro (aunque generalmente no mucho) se incluirán en la sección Semi-variable. Hacer esto le permitirá determinar rápida y fácilmente cuál es el monto promedio que paga cada mes y elaborar un presupuesto rápido. Compare estas cifras con lo que ingresó en su carpeta de ingresos y no tendrá problemas para determinar su situación financiera.