¿Alguna vez ha notado lo estresadas que se sienten algunas personas al organizar una reunión? Por alguna razón, cuando muchas personas escuchan que están a cargo de una próxima reunión, el pánico surge en breve. Organizar una reunión no tiene por qué ser tan difícil, ni tan siquiera tan pánico como la mayoría cree. Si se encuentra a cargo de una próxima reunión, en lugar de entrar en pánico, use estas pautas para asegurarse de tener la reunión organizada de la manera correcta. A medida que lea las pautas, notará que la gran mayoría de ellas no son más que sentido común.

¿Quién necesita estar ahí? Haga una lista de quiénes deben estar en su reunión, así como de los asistentes que puedan tener. Comience a hacer esta lista un par de semanas (si es posible) antes de su reunión. Esto le dará tiempo suficiente para asegurarse de que todos los que necesiten estar en la reunión lo estén, así como también le permitirá reprogramar la reunión si las personas clave no pueden estar allí. ¿Qué se va a discutir en la reunión? Cuando tienes reuniones, normalmente es necesario que exista algún tipo de motivo. Decida cuál será el tema principal de la reunión y qué aportará cada persona a la reunión. Cualquiera que contribuya a la reunión debe saber de qué son responsables lo antes posible para poder prepararse. ¿Cuándo se realizará la reunión? Elija una fecha dentro de un par de semanas y elija esa como su hora tentativa de reunión. Esto le dará tiempo suficiente para ponerse en contacto con todos los involucrados y dejarles aclarar sus horarios. En el caso de que las personas principales no puedan asistir en ese momento, esto también le permitirá elegir otro horario para su reunión. ¿Dónde se realizará la reunión? Cuando analice dónde va a tener su reunión, decida un lugar que será mutuamente aceptable para todos los involucrados. Elija una ubicación que tenga los recursos, la sala y el ambiente que busca en su reunión y luego resérvela para la hora de la reunión. Confirme con todos (y su asistente). Una vez que haya resuelto todos los demás factores importantes, confirme con todos que asistirán. No solo confirme con las principales personas que asisten a la reunión, sino también con sus asistentes. Esto funcionará como una redundancia de seguridad y limitará la posibilidad de una falta de comunicación. **