Preparar correos electrónicos para una organización sencilla, aunque puede que no le ayude exactamente a archivar sus correos electrónicos, sí ayudará a otros. Sorprendentemente, preparar sus correos electrónicos es un asunto relativamente sencillo. Para que sus correos electrónicos estén lo más organizados posible, todo lo que necesita hacer es asegurarse de conocer las pautas y tomarse un poco más de tiempo al preparar sus correos electrónicos. Después de un tiempo, ni siquiera notará el tiempo extra, ya que todo el proceso se habrá convertido en algo natural en ese momento, y encontrará que escribir correos electrónicos efectivos es mucho más rápido que antes. De hecho, encontrará que estas pautas no solo lo ayudarán a preparar sus correos electrónicos para una organización fácil, sino que también lo ayudarán a escribir de manera más efectiva.

Los asuntos son importantes. * A menudo, una de las partes de un correo electrónico que más se pasa por alto es el asunto. Lo crea o no, esta línea es posiblemente una de las partes más importantes de un correo electrónico. La razón de esto es que marcará la pauta para el resto del correo y también puede darle al destinatario una idea de lo que trata todo el correo electrónico. Sea lo más conciso posible al escribir el tema y asegúrese de que también sea relevante para el resto del correo electrónico. De esta manera, cuando el destinatario (o usted) busque este mensaje más adelante, podrá encontrarlo más fácilmente.

Formatee correctamente. * Al escribir los correos electrónicos, debe formatearlos de forma adecuada. Con este fin, deje las adiciones con volantes fuera de cualquier correo electrónico profesional y guárdelas para las que son más personales.

Además, no tema usar viñetas, números, etc. para las listas. Ellos lo ayudarán a llevar a casa el punto que está tratando de hacer y le darán la notificación adecuada a cada individuo. Además, al usar elementos como viñetas y números, le resultará más fácil localizar la información que necesita rápidamente más adelante.

Sea lo más conciso posible. * Es excepcionalmente fácil comenzar a escribir y no saber cuándo detenerse. Un ejemplo de eso se puede encontrar en este artículo, que probablemente haya durado un poco más de lo estrictamente necesario. Al escribir sus correos electrónicos, sea lo más conciso y directo que pueda. Esta es otra forma en la que puede ayudar a su lector a ubicar los datos importantes lo más rápido posible, al mismo tiempo que evita que esos datos importantes se pierdan entre todas las otras palabras.

Ponle fecha a todo. * Finalmente, una de las formas más fáciles de comenzar a preparar correos electrónicos para la organización es fechar todo lo que envías.

No confíe únicamente en las fechas que genera el sistema informático. Al incorporar manualmente otra fecha en el correo electrónico, está haciendo una copia de seguridad de la computadora y se asegura de que todo lo que envíe tenga la fecha correcta.