Ya sea que esté en la escuela, el trabajo, la iglesia o en casa, eventualmente se encontrará con la necesidad de hacer algún tipo de archivo. La mayoría de la gente simplemente pone sus papeles, registros, garantías, o cualquier otra cosa, donde sea o como quiera. Por lo general, esto significa que las cosas se pierden o se tiran, incluidas las cosas importantes que necesitará más adelante. Hay algunos pasos sencillos que cualquiera puede seguir al configurar su propio sistema de archivo infalible.

  1. Donde empezar. Antes de iniciar su sistema de archivo, hay algunas cosas que debe preguntarse. ¿Este sistema es solo para almacenamiento?

¿Se accederá a él con regularidad? ¿Cuál es el propósito del sistema que está configurando? Mientras decide las respuestas a estas preguntas, debe anotar las respuestas para que pueda comenzar a obtener sus suministros.

  1. Seleccione el estilo. Hay muchos tipos de sistemas de archivo de los que vas a escuchar. Personalmente, lo que debe hacer es decidir qué funcionará mejor para sus necesidades. De todos los estilos disponibles, personalmente recomendaría que utilice una combinación de un sistema alfabético y codificado por colores. Al hacer esto, puede acceder rápidamente a diferentes «temas» para sus archivos, así como encontrar la información en cada «tema» rápidamente. Sugeriría elegir no más de cinco colores para su sistema. Cuando compre sus suministros, elija pestañas o carpetas de colores que se ajusten y se ajusten a su sistema.

  2. Organiza tus papeles. Una vez que decida el tipo de sistema de archivo que utilizará, tendrá que revisar sus papeles, separarlos y clasificarlos. Haga esto simplemente comenzando de la manera más general posible y trabajando hacia la información más específica posible. Por ejemplo, tenga una sección para las finanzas, con subsecciones para cosas como estados financieros actuales, talones de pago, facturas, etc.

  3. Mantenga su sistema. Ningún sistema de archivo funcionará sin mantenimiento. Deberá elegir un día específico cada mes, como mínimo, para presentar su documentación. Si no puede hacer su presentación a diario, entonces una sugerencia que debe hacer es guardar un archivo o sobre para los documentos que necesitarán más presentación más adelante. Al usar algo como esto, puede mantener un sistema organizado en su lugar y mantenido adecuadamente.