Seleccione de la gota hacia abajo y tire datos de diferentes hoja en Microsoft Excel

La validación de datos es una función de Excel 2016 cuyo propósito es restringir lo que los usuarios pueden ingresar en una celda. Es fundamental crear listas desplegables o cuadros combinados que contengan opciones predefinidas que limiten los errores del usuario y permitan una entrada de datos más coherente.

Digamos que eres profesor. Ha preparado la asistencia de los estudiantes en un libro de trabajo. La asistencia de cada mes está en una hoja diferente con el nombre de ese mes.

En una hoja maestra, desea colocar una VLOOKUP para verificar si ese estudiante estuvo presente o ausente ese mes. Sería simple si sus datos estuvieran en la misma hoja, pero no lo está. Está en diferentes hojas. Pero no significa que no podamos extraer datos de otra hoja en Excel. Podemos y lo haremos.

Para el mes, ha creado un menú desplegable en la celda C1. Contiene una lista de meses. Ahora desea mostrar ausente o presente según el mes seleccionado en la celda C1. Veamos primero la fórmula genérica.

Fórmula genérica para BUSCARV de varias hojas:

Para este ejemplo, tengo mi asistencia en las hojas «Ene», «Feb» y «Mar» en el mismo rango A2: C11.

Ahora he preparado una hoja maestra.

En la celda C4, ponga esta fórmula y arrástrela hacia abajo.

Ahora, siempre que cambie el nombre del mes en la celda C1, Excel extraerá el valor de otra hoja (de la hoja de ese mes, si existe).

Usamos la función Indirecta de Excel para obtener valor de otra hoja.

INDIRECTO cambia el texto en referencia. Usamos INDIRECTO para hacer referencia a otras hojas en Excel.

Por ejemplo, si escribe INDIRECTO (“hoja2: A2”) en a1 en hoja1. Extraerá el valor de sheet2! A2 en sheet1: A1. Si escribe = BUSCARV (“abc”, INDIRECTO (“hoja2! A2: B100”), 2,0) cualquier hoja, BUSCARV buscará “abc” en el rango A2: B100 en la hoja2.

INDIRECTO («» & $ C $ 1 & «! B2: C11»): Aquí queremos que cambie el nombre de la hoja, por eso lo hemos escrito así. Si la celda C1 contiene «Jan», se traducirá a INDIRECTO («Jan! B2: C11») que luego se traducirá a Jan! B2: C11 para la matriz de tabla VLOOKUP. Si C1 tiene Feb, se traducirá a INDIRECTO (“Feb! B2: C11”) y así sucesivamente.

Posteriormente, BUSCARV hizo su trabajo.

VLOOKUP (B4, INDIRECT («» & $ C $ 1 & «! B2: C11»), 2,0): ahora que Indirect proporcionó la matriz de tabla, VLOOKUP simplemente extrae datos de ese rango fácilmente.

En este artículo, aprenderemos cómo editar la lista desplegable en Excel. Para hacer esto, usaremos el Administrador de nombres y Validación de datos. Entendamos esto tomando un ejemplo.

Tenemos algunas listas aquí como se muestra a continuación.

Primero, necesitamos crear una lista desplegable para la Categoría principal y luego procederemos a Sub_Categoría.

Seleccione Fórmula> Administrador de nombres en Nombres definidos O use el atajo Ctrl F3 para abrir el Administrador de nombres donde mantendremos listas de la matriz con sus nombres para que podamos llamarlos por su nombre cuando sea necesario.

Haga clic en Nuevo para crear. Aquí el nombre será el mes y en la opción Se refiere a ingrese la lista debajo del mes como se muestra a continuación.

Lo mismo haremos para Week_Days y se mostrará como

Luego, haga clic en Validación de datos en la barra de datos. Elija la opción de lista Permitir y seleccione las celdas para los nombres de las categorías principales que en este caso están en las celdas B2 y C2 “Mes” y “Días_semana”

Como podemos ver, se crea una lista desplegable que le pide al usuario que elija entre la opción dada.

Ahora seleccione la celda en Sub_Category y simplemente escriba la fórmula en Validación de datos y haga clic en Aceptar.

El resultado se muestra así

Si no quiero Month y Week_Days. En cambio, quiero Fruits_Name y vegetables_Name. Solo necesitamos editar nuestra lista de Administrador de nombres.

Presione Ctrl + F3 para abrir el Administrador de nombres y eliminar la lista ya insertada y agregar nuevas listas, es decir, Fruits_Name y Vegetables_Name.

Ahora seleccione la celda en Sub_category como se muestra en la instantánea a continuación.

En lugar de las celdas Month y Week_Days, usaremos Fruits_Name y Vegetables_Name en Validación de datos y haremos clic en Aceptar

Como puede ver, la nueva lista se agrega aquí.

Esta es la forma en que podemos editar en la lista desplegable y cambiar la selección de la lista.

Espero que este artículo sobre cómo seleccionar desde el menú desplegable y extraer datos de diferentes hojas en Microsoft Excel sea explicativo. Encuentre más artículos sobre listas desplegables y herramientas de Excel relacionadas aquí. Si te gustaron nuestros blogs, compártelo con tus amigos en Facebook. Y también puedes seguirnos en Twitter y Facebook. Nos encantaría saber de usted, háganos saber cómo podemos mejorar, complementar o innovar nuestro trabajo y hacerlo mejor para usted. Escríbanos a [email protected].

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