No es inusual tener una lista de nombres en un documento y luego tener que ordenar esos nombres. Sin embargo, el formato en el que aparecen los nombres puede resultar molesto. Por ejemplo, si los nombres están en el orden PRIMERO ÚLTIMO, entonces puede ser más difícil ordenarlos que si están en el orden ÚLTIMO, PRIMER. Sin embargo, hay varias formas de realizar la tarea. Una forma es con el uso de tablas. Todo lo que necesitas hacer es seguir estos pasos generales:

  1. Convierta el texto en una tabla, utilizando el espacio entre el nombre y el apellido como separador entre columnas.

  2. Ordene los nombres según la segunda columna, que contiene el apellido.

  3. Convierta la tabla nuevamente en texto.

Este proceso puede parecer difícil, pero puede ser muy rápido y le permite ver fácilmente lo que hace Word durante la clasificación.

Otro enfoque que no requiere jugar con tablas es simplemente ordenar el texto por palabras. Puede hacerlo siguiendo estos pasos:

  1. Asegúrese de que los nombres en su documento estén ordenados de manera que solo haya una persona por párrafo.

  2. Seleccione todos los párrafos que contienen nombres.

  3. Elija la opción Ordenar en el menú Tabla. Word muestra el cuadro de diálogo Ordenar texto. (Ver figura 1)

  4. Haga clic en Opciones. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de ordenación. (Ver figura 2)

  5. Seleccione la opción Otro.

  6. Borre lo que esté en el cuadro a la derecha de Otro, reemplazándolo con un solo espacio. (Le está diciendo a Word que desea considerar los espacios como el punto de división entre los campos de clasificación.)

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de clasificación.

  8. Utilice las listas desplegables Ordenar por para especificar la palabra por la que desea ordenar. Por ejemplo, si desea ordenar por apellido (la palabra después del primer espacio), debe elegir Palabra 2 en la lista desplegable Ordenar por.

  9. Haga clic en Aceptar para ordenar sus nombres.

Debe tener en cuenta que este enfoque solo funciona correctamente según la construcción de los nombres en su lista. Si solo hay un nombre y apellido para cada persona, entonces la clasificación funciona bien. También funcionará bien si hay un nombre, segundo nombre y apellido para cada persona; la única diferencia es que seleccionaría la Palabra 3 en el paso 8. Sin embargo, los problemas surgen si hay dos nombres para algunas personas y tres para otros. En esos casos, incluso el enfoque de conversión a tabla mencionado por primera vez no funcionará correctamente. En ese caso, debe hacer algo para asegurarse de que Word trate el nombre y el segundo nombre como si fueran una sola palabra; por ejemplo, separándolos con un espacio que no se rompa.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (1563) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Alphabetizing_By_Last_Name [Alfabetización por apellido].