John ha estado trabajando en un conjunto de especificaciones de contratos de construcción (50-75 documentos impresos como un solo paquete). El pie de página de cada documento debe incluir exactamente la misma descripción y título del proyecto.

Entonces, John hizo una entrada de Autotexto para la descripción y el título.

Sin embargo, descubrió que la acción de Autotexto era diferente en diferentes documentos cuando trató de usarla en los pies de página.

A veces, John obtendría el comportamiento normal de Autotexto (escriba los primeros cuatro caracteres del nombre de Autotexto y obtendría una oferta emergente para insertar la entrada de Autotexto si presionó Enter). A veces no podía obtener la ventana emergente, pero si presionaba F3, Word insertaba la entrada de Autotexto. Otras veces, cuando presionó F3, Word dijo que lo que escribió no era un nombre de Autotexto válido.

Hay un par de cosas que puedes comprobar. Primero, debe verificar dónde colocó la entrada de Autotexto. Las entradas de Autotexto se almacenan con mayor frecuencia en la plantilla Normal.dot, pero se pueden almacenar en prácticamente cualquier plantilla. Si realmente almacenó la entrada en una plantilla distinta a Normal.dot, y algunos de sus documentos de especificación no usan esa otra plantilla, entonces la entrada de Autotexto no estará allí.

Si almacenó la entrada de Autotexto en otra plantilla, debe verificar si hay una entrada en conflicto en la plantilla Normal.dot.

Si hay un conflicto, tal vez dos entradas que están muy cerca en su ortografía, entonces Autotexto puede confundirse en cuanto a qué entrada debe mostrar.

Puede ver qué entradas de Autotexto están en qué plantillas utilizando la pestaña Autotexto del cuadro de diálogo Autocorrección. (Elija Insertar | Autotexto | Autotexto). También puede usar el Organizador para administrar las entradas de Autotexto en una variedad de plantillas.

Si todavía tiene problemas con la entrada de Autotexto, puede optar por renunciar a ella por completo y utilizar una forma diferente de lograr coherencia en sus pies de página. Puede hacer esto colocando el texto que desea en el pie de página en un archivo de texto y luego usando campos para incluirlo en su pie de página. Siga estos pasos generales:

  1. Fuera de Word, cree un archivo de texto (usando el Bloc de notas u otro editor de texto) que contenga el texto que desea incluir en el pie de página.

  2. Dentro de Word, muestre su pie de página y coloque el punto de inserción donde desea que aparezca el texto.

  3. Elija Campo en el menú Insertar. Word muestra el cuadro de diálogo Campo.

  4. Asegúrese de que el control Categorías esté establecido en Todos para que todos los campos se enumeren en el cuadro de diálogo.

  5. En la lista de campos, elija Incluir texto. Las opciones en el lado derecho del cuadro de diálogo cambian según su selección.

  6. En el campo Nombre de archivo o URL, ingrese la ruta completa y el nombre de archivo para el archivo de texto que creó en el paso 1.

  7. Haga clic en Aceptar.

Eso es. Ahora ha incluido el texto en el pie de página. Puede cambiar el texto en todos sus documentos con solo cambiarlo en el archivo de texto. Si Word está configurado para actualizarse cada vez que imprime, el campo del pie de página se actualiza (el archivo de texto se carga de nuevo) cada vez que imprime.

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(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (367) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003.