Karl trabaja en una ocupación que usa muchos acrónimos. Su procedimiento estándar es definir el acrónimo solo la primera vez que se usa en el documento. Además, siempre necesitan crear un apéndice, al final del documento, enumerando las siglas en orden alfabético junto con sus significados. Karl está buscando una manera de quizás «marcar»

el acrónimo en el cuerpo principal y hacer que el apéndice del acrónimo se cree automáticamente.

No hay forma de hacer esto directamente en Word. Hay varios tipos de tablas que puede crear automáticamente, como tablas de contenido, tablas de autoridades e índices. Estas dos últimas tablas (tablas de autoridades e índices) posiblemente podrían usarse para crear la lista de acrónimos, pero solo si aún no se han agregado a su documento y solo si no le importa su lista de acrónimos, incluidos los números de página.

Si desea utilizar la herramienta de tabla de autoridades para crear una lista de acrónimos, Shauna Kelly ha elaborado un excelente artículo sobre cómo se puede hacer esto. El artículo habla específicamente sobre glosarios, que esencialmente sería una lista de acrónimos.

http://www.ShaunaKelly.com/word/glossary/glossary.html

Si desea utilizar la herramienta de índice para crear su lista, puede seguir estos pasos generales, asumiendo que el acrónimo, cuando se define, va seguido de su significado entre paréntesis:

  1. Seleccione el acrónimo y su significado. Esto significa que encuentra la primera instancia del acrónimo en su documento y luego selecciona ese acrónimo junto con el significado entre paréntesis que lo sigue.

  2. Presione Alt + Mayús + X para marcar el texto seleccionado para el índice.

  3. Repita los pasos 1 y 2 para los demás acrónimos que desee en su lista.

  4. Al final de su documento, inserte su index. Cómo insertar realmente un índice se ha tratado en otras ediciones de WordTips.

Observará que este enfoque deja los paréntesis en su índice. Si no desea los paréntesis, deberá ir a cada acrónimo que marcó y mostrar el código de campo utilizado para el índice. Se verá así:

{ XE "abbrev (this is the definition)" }

Dentro del código de campo, puede eliminar los paréntesis para que el texto aparezca tal como desea que aparezca en la lista de siglas. Si utiliza el método anterior para marcar solo la primera instancia del acrónimo, donde se define por primera vez, habrá un solo número de página para cada acrónimo en su lista. Si le gusta la idea de tener números de página, pero los quiere para todas las instancias de cada acrónimo, deberá marcar cada aparición de los acrónimos, una tarea mucho más complicada.

Si prefiere no utilizar ninguno de los métodos ya descritos, puede crear una macro que le ayudará a crear su lista de acrónimos. La siguiente macro esencialmente copia cualquier texto que haya resaltado al final del documento.

Sub Send_2_acronym_list()

With ActiveDocument.Bookmarks         .Add Range:=Selection.Range, Name:="xxxHERExxx"

.DefaultSorting = wdSortByName         .ShowHidden = True     End With     Selection.Copy     Selection.EndKey Unit:=wdStory     Selection.TypeParagraph     Selection.PasteAndFormat (wdPasteDefault)

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="xxxHERExxx"

Application.Run MacroName:="Normal.MoreNewMacros.EditGoTo"

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 End Sub

La idea es seleccionar su primera instancia del acrónimo, junto con su definición, y luego invocar la macro. Se establece un marcador en la ubicación actual, se copia el texto, se selecciona el final del documento y se agrega el texto allí. Luego, el marcador se usa para que la ubicación original pueda volver a seleccionarse.

Cuando haya terminado de «marcar» sus siglas de esta manera, puede seleccionar el texto que se copió al final del documento y formatearlo (o editarlo) de la forma que desee.

Si desea un enfoque que sea aún más automatizado, entonces puede crear una macro que escanee su documento y extraiga cualquier acrónimo que encuentre. Para que un enfoque como este funcione, deberá asegurarse de seguir religiosamente una estructura rígida para sus siglas y sus definiciones. La siguiente macro asume que el acrónimo siempre será una cadena de letras mayúsculas seguida de un espacio y luego un texto entre paréntesis.

Sub ListAcronyms()

Dim strAcronym As String     Dim strDefine As String     Dim strOutput As String     Dim newDoc As Document

Application.ScreenUpdating = False     Selection.HomeKey Unit:=wdStory     ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False

'Loop to find all acronyms     Do         'Search for acronyms using wildcards         Selection.Find.ClearFormatting         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Text = "<[A-Z]@[A-Z]>"

.Replacement.Text = ""

.Forward = True             .Wrap = wdFindStop             .Format = False             .MatchCase = True             .MatchWildcards = True             .MatchWholeWord = True             .Execute         End With

'Only process if something found         If Selection.Find.Found Then             'Make a string from the selection, add it to the             'output string             strAcronym = Selection.Text

'Look for definition             Selection.MoveRight Unit:=wdWord             Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _               Extend:=wdExtend             strDefine = ""

If Selection.Text = "(" Then                 While Selection <> ")"

strDefine = strDefine & Selection.Text                     Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd                     Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _                       Extend:=wdExtend                 Wend             End If             Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd             If Left(strDefine, 1) = "(" Then                 strDefine = Mid(strDefine, 2, Len(strDefine))

End If             If strDefine > "" Then                 'Check if the search result is in the Output string                 'if it is, ignore the search result                 If InStr(strOutput, strAcronym) = 0 Then                     strOutput = strOutput & strAcronym _                       & vbTab & strDefine & vbCr                 End If             End If         End If     Loop Until Not Selection.Find.Found

'Create new document and change active document     Set newDoc = Documents.Add

'Insert the text     Selection.TypeText Text:=strOutput

'Sort it     newDoc.Content.Sort SortOrder:=wdSortOrderAscending     Application.ScreenUpdating = True     Selection.HomeKey Unit:=wdStory End Sub

La macro busca en el documento cualquier cosa que crea que puede ser un acrónimo. Si encuentra un candidato, lo busca para ver si va seguido de un paréntesis de apertura. Si es así, todo lo que esté hasta el paréntesis de cierre se considera la definición del acrónimo. Una vez que la macro termina de revisar el documento, crea un nuevo documento, agrega las siglas allí y luego las ordena todas.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios WordTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / wordribbon-WordTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

WordTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Word.

(Microsoft Word es el software de procesamiento de texto más popular del mundo). Este consejo (446) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Word (Word 2007 y más tarde) aquí:

link: / wordribbon-Auto_Creation_of_an_Acronym_List [Creación automática de una lista de acrónimos].